A dokumentumautomatizálás ügyvédi felhasználásáról – A főbb irányok és nehézségek

Az előző részben bemutattuk, hogy általánosságban miben más egy, az ügyvédeknek és hasonló jogi szolgáltatóknak szánt dokumentumautomatizálási megoldás, hogy viszonyul ez mondjuk a jóval több funkciót lefedő szerződés életciklus menedzsment (CLM) rendszerekhez.

Ha nagyon távolról közelítjük meg a kérdéskört, mondhatjuk azt is, hogy a dokumentumautomatizálás a nyomdával egyidős. Mindenesetre ügyvédi és közjegyzői eleink már a XIX. században is használtak a nyomdák által előállított formanyomtatványokat szerződéskötésekre is, az 1960-as évek közepétől pedig az ügyvédi irodai automatizálásban is megjelentek a tárolós elektronikus írógépek, amelyeket már ekkortól dokumentumautomatizálási céllal is használtak (végrendeletre stb.). Számunkra onnan érdekes a szerteágazó történet, hogy az 1970-es években Utah államban megkezdődött egy egyetemi projekt, ami a nyolcvanas évek végén már kereskedelmi termékké vált. Ez a termék lett 1993-tól a HotDocs nevű dobozos, “kulcsrakész” termék, ami a piacon azóta is kapható. Nem feltétlenül a legjobb, biztos, hogy nem a legolcsóbb, de a lehetőségek és nehézségek illusztrációjaként jó szolgálatot tesz. Kifejezetten dokumentumautomatizálási megoldás, amit számos ügyvédi iroda ténylegesen is használ. Önálló, kisebb üzemek számára is elérhető megoldás, aminek a használata nem feltétlenül igényel költséges bevezetési projektet – persze attól még sok időt kell tölteni a betanulással.

Az ilyen típusú dokumentumautomatizálási megoldásoknak van néhány többé-kevésbé közös jellemzője. Az egyik, hogy meg kell különböztetni a sablon létrehozásának fázisát és a sablon használatának fázisát. A kész sablon használata egyszerűen leírható: egy interjú során felkínált kérdések sorozatára kell választ adnia a felhasználónak, majd ezek alapján kap egy “kész” dokumentumot (amely a felhasználási céltól és a sablontól függően lehet, hogy csak első tervezet, nem valódi felhasználásra kész). A válaszokat szükség esetén el lehet menteni, abból újból lehet hasonló dokumentumokat is generálni. Az interjúra választ adó felhasználó lehet egy hivatásos jogász vagy egy laikus is, lényegében minden ilyen kérdést a sablon szerkesztője és közzétevője dönt el.

A lényeges újdonság persze a sablon szerkesztésének folyamatában van (volt). A sablon szerkesztésének van egy szövegszerkesztési része, és van egy olyan rétege, ahol a lehetséges szövegváltozatokat összekapcsoljuk az interjú során adott válaszokból következő adatokkal. Az interjú során lehet, hogy ki kell választani egy listában egy szóba jöhető partnert vagy be kell írni egy egyedi azonosítót, ami alapján egy külső adatbázisból lekérdeznek egy cégadatot, vagy ki kell választani egy értéklistából néhány irányadó feltételt, be kell írni fontos adatokat. Például végrendeletről vagy öröklési szerződésről van-e szó, hány örökös van és mikor születtek stb.

A sablon szövegének szerkesztése ma tipikusan a hagyományos szövegszerkesztőben történik, csak azt néhány új funkcióval gazdagították: a szövegszerkesztőbe illeszkedő bővítményekkel. Ezen bővítmények teszik lehetővé, hogy összekapcsoljuk az egyes megírt szövegváltozatokat (változókat, opciókat) és az interjú során megadott adatokat. A szövegváltozat és az interjú során megadott adatok közötti kapcsolat csak a legegyszerűbb esetekben közvetlen. Fontos megkülönböztető jegye a valódi automatizálási megoldásoknak, hogy a kitöltés részeként van önálló interjú, és a rendszer képes arra, hogy az interjú során megadott adatokat szükség szerint átalakítsa. A valódi dokumentumautomatizálási megoldások nem csak elágazásokat (feltételeket) képesek kezelni, hanem ciklusokat is, van önálló “logikai elemük”, amit felhasználhatunk mind az interjúk során, mind a létrehozott szövegezésben (pl. hat örökös megjelölése esetén hat örökösre vonatkozóan kér be adatokat, és mind a hat megjelenik a szerződésben, a születési adatból kiszámolja, hogy kiskorú-e az illető, és csak ez esetben teszi fel a kiskorúra vonatkozó kérdéseket stb.)

Látható, hogy éppen ez a megoldások hátránya is, hiszen az ilyen sokoldalú lehetőség nem elhanyagolható mennyiségű tréninget fog igényelni, ráadásul ezek tipikusan termékspecifikus, máshol meg nem térülő költségek. Ugyanoda jutunk, mint az előző rész végén említett dilemma: az automatizálás költsége az adott szereplő számára meghaladja-e az így elérhető előnyöket? Ha konzulenst veszek igénybe, nem fogom ügyvédként ezt saját magam karbantartani, és akkor már az a kérdés, hogy olcsóbb-e fejlesztőt megbíznom klasszikus “template processor” feladattal (egyszerű szövegautomatizálással), vagy a Word beépített automatizálási megoldásait hasznosítanom, minek a külön dokumentumautomatizálási termékért fizetnem.

Nem meglepő módon minél sokoldalúbb, flexibilisebb az automatizálási termék, annál bonyolultabb az automatizálást megvalósítani. Néhány kiadó úgy gondolja, hogy mindez csak a megfelelő felhasználói felület megtalálásának a kérdése, mindenesetre univerzális megoldás nem született. Néhány próbálkoznak az ún. “no code” megoldásokkal is, hogy egyfajta ábrán lehessen kattintgatni és válogatni a szükséges megoldásokat (lásd pl. a Google Blockly-hoz hasonló megoldásokat). Sajnos a probléma komplexitása nem korlátozódik arra, amiben egy jó felhasználói felület segíteni tud. Pusztán azzal, hogy nem egyszavas parancsokat kell beírnunk, hanem helyette az egyes változókra vonatkozó blokkokat húzogatjuk, rakjuk egymásra, nem lesz a feladat egésze könnyebb.

A piaci dokumentumösszerakási megoldások nyelv specifikus gondja, hogy számos kényelmi funkciójuk csak angol nyelven, esetleg spanyolul vagy franciául működik, pl. a számított keltezések megfelelő megjelenítése, sorszámozás stb. Ez átvezet minket a következő problémakörhöz, ami a nem angol nyelv használóinak többségét súlyosan érinti. Hogyan tudunk ügyvédként (szövegíróként) megfelelően általános szövegezést írni egy automatizálási megoldáshoz, egy szövegsablonba, hogy azt minél több esetben használhassuk, és ne kelljen minden igét vagy névszót harminckét, az interjú során eldöntött adatokból kiszámolt opcióval ellátnunk csak a megfelelő toldalékolások érdekében?

Az ilyen megkerülő megoldások nagyon lelassítják a szövegsablonok létrehozását, és ezáltal megemelik az automatizálás költségét is. Ha pedig komolyan vesszük azt, hogy a szervezeti tudást szeretnénk összekötni a szöveg létrehozásának automatizálásával, akkor fontos lenne, hogy ne szerződés szintű sablonokban gondolkozzunk, hanem minél általánosabb rendelkezésekben. Ha lehet, a hasonló jogi célokat indokolt hasonló szövegezéssel megoldanunk. Ha az üzleti megbízónk azt szeretné, hogy pl. ugyanazokat a fizetési feltételeket alkalmazzuk ügynöki és adásvételi szerződésben is, vagy vállalkozási és megbízási szerződésben is, akkor indokolt ezt így automatizálnunk, hogy a szöveg használható legyen megbízónak, megbízottnak, eladónak és vevőnek stb. nevezett felek esetén is.

Ennek a lehetséges megoldására már a sorozat következő részében térünk ki.

Befejezésül csak azt emelném ki, hogy a rendelkezésekre épülő dokumentumautomatizálás a jelenlegi, még nem teljesen absztrakt megoldásoknál is képes olyan előnyöket biztosítani, amelyek lehetővé teszik a szerződés szövegének auditálhatóságát (metaadatokkal rögzítjük a szerződésben azt, hogy melyik rendelkezés milyen kötelező jogszabályi vagy belső szabályozási megfelelőségi követelményt elégít ki), vagy azt, hogy a létrehozáskor a szöveg strukturált formában rögzít fontos adatokat, és így pl. a szerződéses időtartamot a szerződés későbbi életútja során nem a kevésbé megbízható szöveges kereséssel kell kinyerni, hanem az a konkrét rendelkezéshez kapcsolódó metaadatban rögzül. Ezek a feltételek persze nem tipikusan az ügyvédi megoldások számára fontosak, de a nagyvállalati ügyfelekkel dolgozó ügyvédek számára ez így is egy plusz képesség, ami őket versenyképesebbé teszi.

A szerző ügyvéd, a Homoki Ügyvédi Iroda vezetője

A cikk a Digitális jogalkalmazás rovat keretében jelent meg. Az eddigi írásokat itt találod.

***

Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Arsbonit a Facebookon. Videós tartalmainkért pedig látogass el a Youtube csatornánkra.