A Deloitte németországi Legal Management Consulting csapatának mindennapjairól és a jogi projektmenedzsment jelentőségéről beszélgettünk dr. Kerekes Anikó Eszterrel. Fókuszban a kommunikáció és a hatékonyság.
Egy ideje már Németországban élsz és dolgozol. Az itteni tapasztalataid alapján van projektmenedzsmentre szükség a jogi szektorban?
Úgy látom, jelenleg a jogi folyamatok ügyfél- és gazdasági szempontú megközelítésre formálódnak át, ami új kihívásokat és igényeket támaszt a jogászokkal szemben. A jogi diploma megszerzése mellett azonban nem sokan vállalják, hogy projektmenedzsmentet is tanuljanak, a hagyományos projektmenedzsment tudás ugyanakkor önmagában nem elegendő a jogi problémák megértéséhez. A komplexitás és a sajátosságok speciális jogi ismereteket igényelnek, amelyekhez többévnyi tanulás és tapasztalat szükséges. A projektmenedzsment jelentős mértékben hozzájárul a projektek hatékony irányításához, a jogi és gazdasági szempontok összehangolásához viszont szükséges a jogi háttér.
A mindennapi munkátokban miben tudna segíteni egy jogi projektmenedzser? Mit gondolsz, külső szereplő vagy belsős kolléga lenne hatékonyabb ebben a szerepben?
A vállalaton belül egy kisebb csapatként dolgoztunk, amely azonban szoros együttműködésben állt a többi osztállyal. Ebben a környezetben kiemelkedő fontosságú egy olyan, jogi végzettséggel rendelkező projektmenedzser, aki átfogóan koordinálja a projekteket, felügyeli a feladatkörök elosztását, és biztosítja az egyértelmű kommunikációt. Természetesen emellett jelentős szerepe lenne abban is, hogy a projekteket hatékonyan tervezzük, hajtsuk végre és kövessük nyomon, mindezt az erőforrások, kockázatok és az időkeret figyelembevételével. Egy belső, tapasztalt munkatárs ideálisabb erre a feladatra, mivel jobban ismeri a vállalat belső folyamatait, kultúráját és a kollégákat.
Láthatóan ez egy komplex szerepkör, amely sokoldalú embert kíván. Melyek a legalapvetőbb elvárásaid ezzel a pozícióval szemben?
Nem kell hosszas tanulmányokra gondolni, a jogi bachelor képzés mellé elegendő egy megfelelő projektmenedzsment képzés. Kulcsfontosságú készség a hatékony kommunikáció, de természetesen jól kell ismernie a jogi- és a munkafolyamatokat, és lényeges az ügyféllel és más osztályokkal való kapcsolattartás is.
Hogyan épül fel a csapatotok? Mit mondanál el róluk?
A létszám jellemzően 4-7 fő között mozog, és minden csapattag német jogi végzettséggel rendelkezik, kivéve engem. A munka kezdetben homogén volt, mivel még nem alakult ki egy kiforrott munkamegosztás, és a jogászok közötti szakterületi specializációk sem voltak teljesen elhatároltak. Sajnos a csapatunknak csupán ideiglenesen volt menedzsere, és a pozíció betöltésére később sem sikerült megfelelő személyt találni, ami hosszú távon kihívást jelentett a hatékony működés szempontjából.
Az elmúlt időszak tapasztalatai alapján mi bizonyult a leghasznosabbnak a jogi projektmunka során?
Az egyik legfontosabb készség a hatékony és világos kommunikáció. Szintén fontos, hogy előre átgondoljuk a projekt egyes részeit, és tisztában legyünk azzal, ki, milyen szerepet vállal, emellett az ügyfél elvárásainak pontos megértése szintén alapvető. Ha alaposan feltérképezzük az igényeiket, tisztában vagyunk azzal, mi az, ami számukra kiemelt fontosságú, ugyanakkor egyértelművé tesszük, mi valósítható meg reálisan, és milyen ütemezéssel, akkor jelentősen növelhetjük a munka hatékonyságát és az ügyfélelégedettséget is.
Miről szólnak a projektjeitek, és mi minősül számotokra sikernek?
A feladatunk a jogi osztályok munkafolyamatainak optimalizálása volt, melyet olyan legal tech eszközökkel, automatizált eljárásokkal és informatikai támogatással valósítottunk meg, amelyek a költségcsökkentés és időtakarékosság szempontjai mentén jelentős mértékben javították a munkafolyamatok hatékonyságát és átláthatóságát. Számunkra az ügy sikerét ennek megfelelően a kockázatok és költségek minimalizálása, hatékonyabb munkafolyamatok kialakítása jelentette, miközben az ügyfél elvárásainak teljesítésére és hosszútávú értékteremtésre törekedtünk.
Milyen lépésekből épül fel egy projektetek, ezeken belül milyen feladatokkal foglalkoztok?
A felmérés szakaszában figyelembe vettük az ügyfelek igényeit és a rendelkezésre álló költségvetést, hogy az ügyfelek specifikus kihívásaira szabott megoldásokat kínáljunk. Az adatvezérelt működés elérése érdekében az első fázisban az adatgyűjtésre, az adatok minőségének biztosítására és az adatmodell standardizálására összpontosítottunk. Ezek az ún. KPI mutatók nemcsak a fejlesztési területek azonosításában segítettek, hanem lehetővé tették a folyamatok optimalizálását, az adatvezérelt döntéshozatalt és a jogi osztály tevékenységeinek összehangolását az üzleti célokkal. A fentieken túl növelték az ügyfél-elégedettséget a jogi szolgáltatások kulcsfontosságú aspektusainak mérésével és fejlesztésével. Az eredmények monitoringja során átfogó ún. irányítópultokat (dashboard) hoztunk létre, amelyeket rendszeresen felülvizsgáltunk és finomítottunk a felhasználói- és ügyfél-visszajelzések alapján.
Hogyan néz ki az említett adatvezérelt szemlélet, a jogi munka számszerűsítése a gyakorlatban?
A munkafolyamatot az erőforrások biztosításával kezdtük, majd következett a munkavégzés, ezt követte a kimenet (output) előállítása, az eredmények (outcome) elérése, végül pedig a hatás (impact) megvalósítása és a szükséges felülvizsgálat. A folyamat során külön figyelmet fordítottunk arra, hogy a kvalitatív jogi munkát kvantitatív mérőszámokká alakítsuk át, mivel az elmúlt években a jogi osztályokra nehezedő költségnyomás szükségessé tette a hatékonyságuk mérését specifikus KPI-k segítségével. Ezek meghatározása során kiemelten fontos volt a teljesítménykörnyezet elemzése, a célok teljesülésének mérése, valamint az előrejelzések (forecasting) elkészítése, amelyeket a benchmarking során szerzett összehasonlító adatokkal támogattunk.
Ez az adatvezérelt szemlélet lehetővé tette, hogy munkánkat szinkronizáljuk a többi osztály céljaival és teljesítménymutatóival, valamint azt, hogy a jogi osztály értékteremtő szerepe világosan demonstrálható legyen mind belső, mind külső érintettek számára.
Mit emelnél ki, mi a sikeres végrehajtás kulcsa, és mivel támogatjátok?
Kulcsfontosságú volt az alapos helyzetértékelés, az ügyfél helyzetének megértése, a hatékony kommunikáció és a technológiai eszközök alkalmazása. Munkánkat modern legal tech megoldásokkal és az ún. Operation Maturity Assessmenttel támogattuk, hogy testreszabott, precíz és gyors megoldásokat kínáljunk ügyfeleink számára.
Az interjúsorozat házigazdája dr. Höflinger Hajnalka, az apropót pedig az általa a Budapesti Corvinus Egyetem nemzetközi projektmenedzser képzésére írt, a PMI Budapest Év Projektmenedzsment Szakdolgozata pályázaton 2023-ban posztgraduális és abszolút kategóriában is nyertes Projektmenedzsment az európai jogi szektorban kutatás adja.
***
Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Arsbonit a Facebookon. Videós tartalmainkért pedig látogass el a Youtube csatornánkra.
