Sok esetben a zárás előtti elhavazódás elkerülhető lenne – szoftverek és jog a májusi meetupon

A május 21-én tartandó XI. Arsboni Lawtech Meetupunk témája a jogászok és a szoftverek kapcsolata. Ez a viszony kicsit arra a gimis tanárra emlékeztet, akit először utálsz, mert irreálisan sokat követel, később pedig áldod a nevét, hogy az egyetemen mennyi munkát spórolt meg neked.

Geri és a projektmenedzsment viszonya, korai fázis. Forrás: Bruce Conner, mo.ma/2JD6Iu9

Amikor az Arsboniban projektmenedzser szoftvert vezettünk be, főtt a fejem. Van elég dolgom, aztán most még be is kell vinni a rendszerbe, hogy mit csinálok, sőt, mit és mikorra kellene még megcsinálnom? Brr…

Éppen a IX. Arsboni Lawtech Meetup szervezésének a közepén voltunk, kapcsolattartás az előadókkal, a helyszínnel, a résztvevőkkel és tiszteletjegyesekkel, cateringrendelés, átfogó online marketingkampány…

Ezek mellett néhány hétig igazi szenvedés volt előre tervezni a hetet, fölvinni a feladatokat, felelősöket rendelni az ügyekhez és a részfeladatokhoz, beírni, hogy melyik ügyfélnek mit, mikorra ígértünk, milyen kérések futottak be, mit csináljunk másképp, mint eddig…

Ez a beírogatós munka a hatékonyságomat csökkenti, ahelyett, hogy előrevinne, gondoltam (és így is volt, az Arsboninál azt is mérjük, ki milyen típusú dologgal mennnyit foglalkozik – ezekben a hetekben jó sok óra került az “adminisztráció” rubrikába).

Tudj meg többet!

Azután eljött a jubileumi, X. meetup, amit már a rendszerbe táplált tennivalók alapján építettünk föl. A cetliken, Google Drive-ban, emailben és a gépen tárolt jegyezetek közötti keresgélés rutinját felváltotta egy világos logikai rendszer, ami a több mint 100 alfeladatot rendszerezve tette elénk. Ennek (és persze a csapat odaadó munkájának és kiváló előadóinknak) köszönhetően a X. meetupon a 110 fős maximális befogadóképességű helyszínen 109 résztvevőt regisztráltunk, és sokak szerint az egyik legjobb rendezvényünket zártuk.

Az először gyűlölt rendszer végre megmutatta a benne rejlő potenciált: kevesebb elpazarolt idővel, nulla elfelejtett részfeladattal és jóval kevesebb stresszel járt a munka.

Egy 2018-as felmérés szerint az amerikai ügyvédek átlagosan egy nap alatt mindössze 2,4 kiszámlázható órát produkálnak. De vajon mivel megy el az a további rengeteg idő? Reagan Atte az Amerikai Ügyvédi Kamarák Szövetsége (American Bar Association) oldalán közölt cikke szerint olyan potenciális ügyfelek megkeresésével, akikből sosem lesz kliens.

Miközben az ügyvéd az ügyfélkapcsolatok építésén fáradozik, a jelöltek sok helyen még mindig a billable hour target miatt aggódnak az éves értékelés előtti hónapokban, pedig sokszor semmi ráhatásuk nincs, hogy mennyi kiszámlázható munkát kapnak. (Ugyanitt el kell ismerni, hogy egyre több azon vezetők száma is, aki a kiszámlázott órák mellett sok más tényezőt is figyelembe vesz.)

Az ügyvédjelöltek szintjén a munkateher jelentős és kiszámíthatatlan váltakozása okoz óriási hatékonyságcsökkenést, pedig sok esetben a zárás előtti elhavazódás megfelelő tervezéssel elkerülhető lenne.

A “nem merek kedden szerda estére mozijegyet venni”-jelenség ráadásul a szociális életre is negatív hatással van, ami az Y és Z-generáció számára egyre fontosabb szempont.

A rossz projektmenedzsment stresszt, hibákat és bevételkiesést okoz. Forrás: bit.ly/2vZ4SvUA

Az az iroda, ami hatékonyan méri a billable és nem kiszámlázható órák eltöltésének hatékonyságát, megfelelően tervezi, osztja szét, és követi a futó projekteket, óriási versenyelőnyre tesz szert. Ráadásul szerethetőbb munkahellyé is válhat, ami a nyilvánvaló érzelmi előnyök mellett pozitívan jelenik meg a gazdasági teljesítményben is.

Számos ügyvéd és ügyvédi iroda dolgozik már ma is azon, hogyan lehetne ezeket a rendszereket a mindennapi munka részévé tenni. XI. meetupunkon a már létező megoldásokat, az ezekkel kapcsolatos kihívásokat és a közeljövőt is alaposan átbeszéljük vendégeinkkel, akik személyes tapasztalataikról is beszámolnak az ügyvédi munkát támogató szoftverek kapcsán.

Találkozzunk május 21-én 19 órakor a Codecool-ban! Minden fontos infót összeszedtünk neked itt. Ha rögtön lecsapnál a jegyedre, itt megteheted.

A borítókép forrása: bit.ly/2vUi98Q

*** Wulters Kluwer logo A Jog és Innováció rovat támogatója a Wolters Kluwer

***

Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Ars Bonit a facebookon.