Case management, tranzakció- és projektmenedzsment… Mit rózsának hívunk éppoly illatos?

A jogi projektmenedzsment helyéről, jelentőségéről és gyakorlatáról beszélgettünk Szabó V. Lászlóval, az LKT Legaltech Lab alapítójával, legal tech szakértővel. A beszélgetés során szó esett arról, milyen szerepet játszik az innováció a hazai ügyvédi irodákban, és hogyan segíthet a projektmenedzsment szemlélet a jogi munka hatékonyabbá tételében. Bár maga a „projektmenedzsment” kifejezés még ma is sokak számára idegennek vagy távolinak tűnhet, a lényeg nem az elnevezésen van, hanem azon, hogyan tehetjük a jogi munkát átláthatóbbá, mérhetővé, és hogyan alakíthatjuk olyan csapatmunkává, amely gördülékenyen működik.

Nem vagy jogász, hogyan keveredtél mégis erre a területre? 

30 évig különböző pénzügyi területeket vezettem (olyan cégeknél, mint a Citi, az MVM, vagy a MOL). Amikor eljöttem az MVM-től, láttam, hogy a technológia megy, változik, sőt, rohan, ezért úgy döntöttem, hogy elvégzek egy scrum master kurzust. Ezt követően arra gondoltam, hogy kell valami IT exposure-t szereznem. Eljöttem az LKT-hoz, és elmondtam, szerintem mit kellene az irodának csinálnia. Ők viszont a Time Mind nevű praxismenedzsment rendszert szerették volna a régió nagyobb irodáinak eladni. Én IT-val korábban nem foglalkoztam, sales-el is csak valamennyit, de belevágtunk.

A Legaltech Lab egyedülálló kezdeményezés, honnan jött az ötlet?

A Time Mind-dal több helyre is bejutottunk, igényt is lehetett érzékelni, azonban jött a Covid. Mindeközben elkezdtem azzal foglalkozni, hogy megértsem, a Time Mind hol helyezkedik el a jogi szoftverek világában. Praxis-, dokumentum menedzsment rendszer, dokumentum automatizálás – sorban jöttek elő a különböző szoftverek. Amikor az LKT-ban erről meséltem, senki sem hallott egyikről sem, pedig ha csak felnézek egy dokumentumautomatizáló szoftvereket összehasonlító oldalra, több mint 200 (!) szoftvert találok. Felismertük, hogy a világ megváltozott, ezért érdemes volt egy kisebb csapatot összehozni – így alapítottuk meg a Legaltech Lab-et.

Miért éppen Pécset választottátok székhelyül?

A koncepció az volt, hogy ne a mindennapi gyürkőzésben legyünk benne, hanem egy kicsit távolabbról nézzünk a problémákra. Két aspektus volt fontos: legyen egy viszonylag jó jogi kar, és hogy legyen művészeti képzés. Ez utóbbi azért volt szempont, mert akkor kezdett felbukkanni egy legal design nevű irányzat, ami ha erőre kapna, alapjaiban írná át az üzleti világnak a joghoz való viszonyát. Az volt az elképzelésem, hogy ez gyorsabban és nagyobb teret fog kapni, ehhez viszont olyan emberek kellenek, akik művészeti területen dolgoznak. Végül ez nem futott föl, a helyi jogi karral viszont nagyon jó kapcsolatunk lett.

Miben és hogyan működtök együtt a pécsi jogi karral? Mit nyújtotok ti, és mit hoznak be a hallgatók?

Először nagyon szkeptikusak voltak, mert már volt nagy céggel korábban rossz tapasztalatuk. Kezdésként egyik órára bemehettünk mesélni a hallgatóknak kicsit a legal tech-ről. Most már 3 éve vagyunk ott, és ha innovációról kell előadni, akkor mindig minket hívnak. 

Nekünk arra volt szükségünk, hogy a hallgatói csatornákba bejussunk, mert az volt az eredeti elképzelésünk, hogy ketten-hárman veszünk részt a szakmai munkában, és felveszünk magunk mellé 4-5 diákot. Mára ide is eljutottunk. A rotációkkal azoban küzdünk, hogy egy diákot 1,5-2 évig tudunk biztosan tartani.

Kiket kerestek, hogyan lehet hozzátok bejutni?

Az elején teljesen esetleges volt, hogy ki kerül be – volt óvónő, HR-es, mindenféle hátterű hallgató. Most már, hogy egy kicsit bejáratottabbak vagyunk, ismerjük a különböző karokon az ezzel foglalkozó embereket, így olyan diákokat tudunk felvenni, aki például másodéves informatikus, vagy olyan jogászhallgató, aki már elkezdett ilyesmivel foglalkozni. Ma már válogatunk a jelentkezők között. 

Szerepkörre kerestek embert vagy feladatra?

Is-is. Most konkrétan olyan jelöltet keresünk, akinek vannak alap programozási ismeretei, és a junior diákokat tudja koordinálni, akiket 1-1 projektre vettünk föl. A többieknél inkább az volt a szempont, van-e fogalma a document drafterről, share point-ról.

Magyarországon egyedi, amit csináltok, de mi a helyzet a külföldi irodákkal?

Amszterdamban egy konferencián beszéltem arról, hogy mit csinálunk. Kiderült, hogy míg 200-250 fős irodából egy párnál, de inkább az ezres ügyvédi nagyságrendnél van önálló legal tech lab, vagy valamiféle innovációs csapat. Előfordul 1-1 iroda 8-10 emberrel, akik csak ezzel foglalkoznak, és vannak a nagy irodák csapatai, de középméretben semmi. Valami olyasmit kezdtünk el csinálni, ami totálisan járatlan út volt.

Hogyan indultatok el, mivel kezdtetek el foglalkozni?

Először megnéztük, milyen szoftvert hozzunk be. Abban megegyezés volt, hogy legyen dokumentum automatizálás, mert legal tech fejlesztéseknél az egyik első eszköz, amit használnak. Aztán kezdtünk rájönni, hogy nem is biztos, hogy ez az ideális lépés, hanem inkább fel kellene tennünk a kérdést, hogy ügyvédek, mi a problémátok? Még most is vannak fixa ideáink, de már workflow-kkal foglalkozunk, és azok mentén felmerülnek a standard dokumentumok igényei, amiket meg kell csinálni.

Hogyan találkoztál a jogi projektmenedzsmenttel?

Egy másik jogi irodánál összefutottam egy legal project managerrel, tőle hallottam a legal project menedzsmentről, aminek a lényege, hogy az ügyek jelentős része abszolút projekt alapon működik az ügyvédi irodákban. Csak a projektfogalomra nekik nincs rálátásuk, és nem tudják, hogy mi az a projekt, mert ők úgy hívják, hogy ügy, case vagy matter. Nem látom azonban azt a burjánzást a jogi projektmenedzsmettel kapcsolatosan, ami 5-8 éve megvolt, vannak dolgok, amiket nem emészt ez a társadalom. Az ügyvéd egyik kulcsszerepe az, hogy hidd el, hogy én tudom a legjobban. Ebbe iszonyatosan nehezen illik be, hogy egy projektmenedzser azt mondja, hogy ezt ennél jobban is lehet csinálni. 

Ugyanakkor az ügyfelek elkezdték felülírni az óraelszámolás hegemóniáját, és cap-et, fix díjat kérnek. Ebben a pillanatban már szempont, ha a feladatot hatékonyabban tudom megcsinálni. Például 10 évvel ezelőtt még el lehetett számolni a kétnyelvű szerződés fordítási részét, ma már nem lehet. Emiatt egyáltalán nem mindegy, hogy öt napot dolgozik egy ügyvédjelölt rajta, vagy pedig a DeepL-lel megcsináltatja néhány perc alatt, és fél nap alatt átnézi.

Milyen eszközöket használtok a projektmenedzsmenthez?

Egy éve kezdtük el használni a Microsoft Planner-jét. Először csak a projekteket akartuk valahogy nyilvántartani. Meglepetésünkre kiderült, hogy az asszisztensek vezetője és az egyik practice group is elkezdte használni, de nem hiszem, hogy tudatában vannak, hogy egy projektmenedzsment szoftvert használnak. 

Jelenleg a jogi iroda két helyről alulról jövő kezdeményezéssel próbál egy technológiaibb szemléletet és kicsit projektszerű gondolkodást belevinni a mindennapokba. Nem öncélúan kezdünk el egy eszközt használni, hanem azért, hogy a saját munkánkat átlássuk, tudjuk nyomon követni, és szükség esetén be tudjunk számolni. Egyelőre inkább vezetői nyilvántartásként használjuk a Plannert, és nem, mint projektvezetők.

Hogy látod, mi a projektmenedzsment módszertan előnye?

Emlékszem, 1996-ban a Citibankban dolgoztam, és egy srác, aki két évig Londonban dolgozott visszajött, és azt mondta, hogy innentől kezdve lesz pipeline riport. Addig nem láttam ilyet, de nagyon megváltoztatta a működési módunkat: átláthatóvá tette, leegyszerűsítette, megfoghatóbb lett az, amin dolgozunk, és ez nagyon hiányzik. Ha megkérdezem, mi az öt legnagyobb ügy, amin dolgozunk, kettőt-hármat be tudnak mondani, de a többit már nem. Milyen amerikai irodákkal van kapcsolatunk? Meg tudjuk mondani az első ötöt, de a második ötöt nem. Természetesen ismerős a név, de nincs előttük a kép, és nem tud megnyitni hozzá egy szoftvert, és azt mondani, hogy itt van. Ugyanakkor szentül meg vannak róla győződve, hogy ők ezt tudják. Emiatt mondom, hogy egy ügyvédnek azt kell bemutatni, ezt hogyan lehetne gyorsabban csinálni? Hatékonyabban? Hogyan tudnád átlátni? 

Hogyan látod, mennyi olyan ügyvéd van, aki már próbálkozik ezekkel?

Szerintem az arány minden szakmában ugyanannyi. Mindenhol van 10 ember, aki viszi a hátán a céget, ebből 3-4, aki igazán teljesít, 3-4, akinek igazán nagy a hangja, és van 3-4, aki ott hátul csinál is ügyeket, meg szisztematikusan is gondolja, csak lehurrogják. 

Mikor megkérdeztem egy konferencián, hogy Németországban az irodáknak hány százalékánál használnak szisztematikusan AI-t, a válasz 20% volt, az angolok ugyanennyit mondtak. Mi csak azzal vagyunk hátrébb, hogy ebből a húszból a 10% az óriás cég, amelyiknek van egy ilyen részlege. Nem biztos, hogy használják, csak hallottak róla, belenéztek. A másik 10% a kicsik, akik ráálltak, mert ez a fókuszuk. Az arány, mint a termékbevezetési görbénél, folyamatosan emelkedik. A robbanás után már általánossá válik, és ciki lesz, ha nem tudsz hozzászólni.

Miért idegenkedhetnek az ügyvédek a projektmenedzsmenttől?

Azt hiszem, hogy igaz valószínűleg az egész szolgáltatói szektorra, hogy a projektet nem mindenhol projektnek hívják. Ha van egy jó case management szoftvere, akkor van egy projektmenedzsment szoftvere, csak nem úgy hívják.

Benne van az ügyvédekben a case/matter-nek nevezett ügyön való dolgozás, ami bizonyos értelemben szerintem projektet jelent, de elég kevés helyen van ennek egy adott szisztéma szerinti trackingje. Közben az emberi természet része, hogy nyilvántartja, mit kell ma vagy a jövő héten megcsinálnom? 

Bár nem feltétlenül formalizált módon teszi ezt…

Igen, nem feltétlenül formalizált és nincs valamiféle tracking rendszere, pedig egészen biztos, hogy már a rómaiaknak is volt. 1982-ben hálózattervezésből írtam a szakdolgozatomat, aminek a témája az volt, hogy betakarításnál milyen metódusoknak milyen a gépigénye. Ekkor még nem tudtam, hogy projektmenedzsmenttel foglalkoztam, és hogy elkészítettem az első Gantt diagramomat. Ezeket aztán én magam sem használtam, pedig megtehettem volna mindegyik pozíciómban. A projektmenedzsment nem egyszerű téma abból a szempontból, hogy nehezen lehet megfogni, mivel mindenhol ott van. 

Hasonlóan összetett kérdés, hogy mi minősül sikeres projektnek, és hogyan méred?

Az eggyel ezelőtti kérdés az, hogy bár minden projekteknek van kezdete, de nagyon kevésnek van vége. Nem azért, mert klasszikus értelemben nem fejezik be, hanem azért, mert sok ún. utóápolás kapcsolódik hozzá. Dokumentum automatizálásnál, szoftvernél az a szempont, hogy használják-e, vagy csak ott van a polcon. A következő szintje, hogy azzal mérhető hasznot termelnek-e. Ne tukmáljál rá valakire valamit azért, hogy nekik meglegyen, mert a neved és sikered akkor fog nőni, ha azt használni is fogják. 

A projektek jellegétől függ, hogy mi a sikerkritérium. Nagyon soknál az első lépcső, hogy eljutnak-e a szerződésig: megrendelés, adásvétel stb. A projekt vége azonban már nehezebben definiálható. 

Az LKT Legaltech Lab-nak milyen jellegű projektjei vannak most? 

Témák szerint most a dokumentum automatizálás és a workflow fordul elő nagyobb számban. A CRM adatbázisépítés egy örökzöld lesz, mert mindig újabb és újabb layerek jönnek be. Ezt követi a kérdés, hogy milyen AI rendszert használjunk? Ezek tesztelése szintén projekt. A következő nagy etap annak megfejtése, hogy ezek a legal AI-ok mennyire használhatóak magyar környezetben. 

Kategóriánként tekintve az egyik része valamilyen új szoftver bevezetése, megtalálása, tesztelése. A másik része mindennek az operációba való beállítása és működtetése. Ezeket követik a kapcsolódó megoldandó feladatok, legyen az dokumentum- vagy folyamat automatizálás projektek és tréningek. Egy kicsit olyan érzésem van, hogy ezek az innovációk mintha elszabadult lovak lennének. Sokkal több újdonságot állítunk elő, mint amit fel is tudunk használni. Iszonyatosan előreszaladt az innováció.

Szerinted szüksége lenne a jogi szektornak szélesebb körben projektmenedzsmentre? Szélesebb körben még csak informálisan használják, esetleg már pár eszközt alkalmaznak belőle…

Én biztos, hogy megszabadulnék a projektmenedzsment fogalomtól, mert az valahol az építőiparban van, de ha azt mondod, hogy case management, akkor értik. Igaz az egész professzionális bizniszre, hogy el kell felejteni a projektmenedzsment kifejezést, mert attól idegenkednek. Az alapfogalmakat nyugodtan használhatod, mert ő is fázisokról, költségvetésről és eszközökről beszél. Ugyanazokat az alfogalmakat használja, csak nem projektnek hívja.

Projektmenedzsmentre étvágyat nem látok. Most a jogban úgy hívják, hogy legal operations, amelyik a különböző projektterületeket lefedi. Ez alapnak jó, csak le kell szokni projekt szóról. Iparáganként változik, hogy mit hívnak projektnek, és az ottani fogalomrendszer és sajátosságok szerint kell kommunikálni.

Én az incidens menedzsmentet találom érdekesnek. A jogászoknál is megtalálható: csinálod a projekteket és a szabályzatokat, és történik az élet. És az életet úgy hívják, hogy incidens. Amikor valaki valamit elfelejt, elüt, elront. Projektmenedzsmentre mindenki kitalálja a maga megoldását – nevezze bárhogyan – ez azonban kevésbé kerül a fókuszba. Legalább úgy kellene tanítani, mint a projektmenedzsmentet, mert minden területen előjön, de nincsen idő foglalkozni vele.

Az interjúsorozat házigazdája dr. Höflinger Hajnalka, az apropót pedig az általa a Budapesti Corvinus Egyetem nemzetközi projektmenedzser képzésére írt, a PMI Budapest Év Projektmenedzsment Szakdolgozata pályázaton 2023-ban posztgraduális és abszolút kategóriában is nyertes Projektmenedzsment az európai jogi szektorban kutatás adja.