Kísérletek, mágia és AI-tuning a Telekom jogi csapatában

A Magyar Telekom Csoport jogi igazgatóságán működő Legal Service Evolution Squad által kifejlesztett Legal Magic Book nyerte digitális szakértői megoldások kategóriában a Wolters Kluwer Jogászdíját 2023-ban. Hogyan épült fel a csapat és alakult a projekt HR szempontból? Erről kérdeztük dr. Szeszlér Dániel jogi igazgatót és dr. Ungváry Botond jogtanácsost, product ownert.

Újszerűen és filmesen hangzik, korábban még nem találkozhattunk a kifejezéssel. Valójában mi az és miért jött létre a Legal Evolution Squad?

dr. Szeszlér Dániel: Egy Innovációs Stáb nevű csapattal kezdődött a munka, amelynek az volt a feladata, hogy alapvetően a jogi csapat belső működésének elősegítése érdekében folyamatosan keressen, vizsgáljon meg és aknázzon ki működési és technológiai innovációs lehetőségeket.
A squad-ot (mint munkaszervezési megoldást) nem mi találtuk ki, az agilis módszertanban ismert: egy konkrét termék(csoport)ért felelős, világos szabályrendszer szerint működő szervezeti egység. A vezetője, a product owner felelős az adott termék lehető legjobb minőségben és határidőre történő leszállításáért. Ebből inspirálódva hoztuk létre két évvel ezelőtt a Legal Service Evolution Squad-ot. Kapóra jött, hogy Botond nemcsak jogász, hanem mérnökinformatikus is, valamint elkötelezett a jogi digitalizáció iránt. Lehet, hogy Magyarországon ő az egyetlen jogász product owner.
A Magyar Telekom 2019. óta működik agilisan, ennek kerestük a helyét a jogi területen is. Az agilis működés velejárója, hogy a határidőre leszállítandó minőségi eredménnyel end-to-end felelősség jár. A jog azonban tipikusan egy támogató funkció, ahol ez kevésbé tud működni, a Squad tevékenységével kapcsolatosan azonban értelmezhető.

dr. Ungváry Botond: A Legal Magic Book (a továbbiakban: LMB) kialakítása és fejlesztése agilis módszertan szerint jól modellezhető volt. Úgy működött, mint a segédrakéták, amelyek leválnak egy idő után. Volt rengeteg ötletünk, kitűzött célunk, amelyekből a határidő közeledtével elkezdtük levágni azokat, amiről tudtuk, hogy nem lesz megvalósítható, vagy túl ambiciózus. Az agilitás kétségtelen előnye, hogy folyamatos volt a kommunikáció azokkal a belső és külső ügyfelekkel, akik használják az eszközt. Enélkül valószínűleg nagy deformációk lettek volna az ügyfelek elvárásai és a megvalósított funkciók között.

Kitől eredt a Legal Magic Book ötlete és miről is szól ez a megoldás?

dr. Sz.D.: Egy belső jogi funkció más kihívásokkal küzd, mint egy klasszikus ügyvédi praxis. Jogi igazgatóként az is fontos feladatom, hogy hosszútávon fent tudjam tartani a jogász kollégák elégedettségét, elkötelezettségét, elhivatottságát. A nagy ügyvédi irodák a munkaerőpiacon fontos versenytársaink, ezért vezetőként célkitűzésem az, hogy amilyen segítség a kollégáknak megadható, azt a lehető legmagasabb minőségben és legnagyobb mértékben nyújtsuk számukra. Ebből ered az igény, hogy a saját munkánkat tegyük minél könnyebbé és hatékonyabbá.

dr. U.B.: A spontán innováció kockázatos, mert a vezetők hajlamosak a gyorsan kitalált ötletüket megvalósításra egy olyan kollégának adni, aki nem érzi azt a sajátjának, így pedig elhal a kezdeményezés. Az alulról jövő innováció ezzel szemben nem szokta élvezni a szükséges szervezeti támogatást. Mi ezeket összeillesztettük, és informálisan kötöttünk egyfajta „társadalmi szerződést” a keretekről, amelynek köszönhetően mindenki egy platformon van, és az egész jogi csapaton belül létrejött egy digitalizációs vibráció.

dr. Sz.D.: A Legal Magic Bookhoz az inspirációt a Telekom ügyfélszolgálatain dolgozó kollégák információs bázisa, a Magic Book jelentette. A cél az volt, hogy a belső ügyfelek számos információt maguk megtaláljanak a jogászok közvetlen megkeresése nélkül, és hogy a jogász kollégák motiváltan, a felesleges köröktől, repetitív feladatoktól a lehető legnagyobb mértékben mentesülve, a lehető legegyszerűbben tudjanak számos feladatot elvégezni.

dr. U.B.: Speciális helyzet, hogy a Squad elsődleges ügyfele a jogi terület, és a Squadtól egy lépéssel távolabb vannak azok, akiket a jogi terület támogat. A LMB kialakítása megjeleníti ezt a kettősséget: van egy teljes Magyar Telekomnak, 5500-6000 embernek szóló információs felülete, és van egy része, amely csak a jogi területen dolgozó 30-40 jogász számára érhető el.

Egy ilyen, jogi területen szokatlan feladat ellátására hogyan alakult ki a csapat? A projekt megvalósítása igényelt új szerepköröket, más típusú tudást, készségeket?

dr. Sz.D.: Új pozíció annyiban jött létre, hogy Botond nemcsak kamarai jogtanácsos, hanem product owner, a Squad vezetője is. Munkaszervezési szempontból a legjelentősebb újdonság, hogy vannak olyan kollégák, akiknek a Squadban betöltött szerepük hivatalosan a munkakörükbe tartozik. Nagyvállalati környezetben ritka, hogy jogász kollégák dedikáltan innovációs témákkal tudjanak foglalkozni, de nálunk ezt a munkaszervezés finomhangolásával sikerült megoldani. Ez nem jelentős időmennyiség a teljes jogi igazgatósághoz képest, de ahhoz elég, hogy érdemi lépéseket tegyünk. Nemcsak a digitalizáció tartozik a Squad feladatai közé, hanem az ezzel kapcsolatos folyamat- és működésfejlesztés.

dr. U.B.: A Squad-ba olyan kollégák jelentkeztek, akiknek belső késztetésük a folyamatokon változtatni, és az ötleteiket fórumokon vagy kávézás közben is bedobják. Szerintem vonzotta őket, hogy a munkaidejük egy dedikált részében mást is csinálhatnak, mint a mindennapi jogi munka.

dr. Sz.D.: Nagyon diverz a csapat: van, aki több évtizede dolgozik jogászként, és talán épp ezért lelkesen csatlakozott, és olyan is, aki még szakvizsga előtt áll, így teljesen más szemmel látja a világot, mást tud a munkába beletenni. Olyan kolléga is van, aki eredetileg asszisztens volt, így képzettebb volt a jogászoknál a számítógép használata terén. Ő már komolyabb fejlesztésben is tapasztalt, Legal Process Expert-ként önállóan felel több folyamatért.

dr. U.B.: A cél, hogy „legal engineer” irányba fejlődjön az egész csapat. Ez egy hiányzó készséghalmaz, de felismertük, hogy enélkül nagyon nehéz hatékonyan dolgozni, mivel szinte mindig kell valamilyen kódot írni. Nagyon jól veszik az akadályt, látszik, hogy aki joggal foglalkozik, annak könnyebb programozást tanulnia.

Úgy állunk hozzá, hogy vannak céljaink és vannak embereink, ezeken nem akarunk változtatni. Azon tudunk módosítani, hogy mit tudnak a kollégák, és hogyan dolgoznak a cél elérése érdekében. Szerencsére elég rugalmas a Squad ahhoz, hogy alakítható legyen, és erre büszke vagyok.

Szerintetek minek köszönhető ez az innovatív, fejlesztő hozzáállás, a kollégák rugalmassága?

dr. Sz.D.: Ez egy többfaktoros dolog. A Telekom, mint employer brand valószínűleg azok számára vonzó, akiknek ehhez van affinitása, valamint nyilván a mi kiválasztási folyamatunkban is érvényesülnek ezek a szempontok. A teljes jogi csapatot nézve megállapítható, hogy viszonylag kicsi a fluktuáció, a kollégák nagyobb része 10 éve is itt dolgozott. Volt egy időszak, amikor sok pályakezdés közeli vagy konkrétan pályakezdő kolléga érkezett a csapatba. Érdekes volt látni, a fiatalabbak hogyan nyitják ki a tapasztaltabb kollégák gondolkodását és működését. Belső jogi funkcióként a vállalat működésébe mélyen integrálva működünk, ezért nagymértékben hatott ránk a cég agilis transzformációja, ami sok változást hozott. Ekkor kb. fél évig dolgoztunk egy agilis coach-csal, aki a teljes jogi funkció agilis átállását támogatta.

dr. U.B.: Az agilis módszertanból a „bátran hibázás” szemléletét emelném ki, ami a jogi munkában egyáltalán nem jellemző. Én az itt eltöltött 6 év alatt egyszer sem kaptam olyan leszúrást, hogy azt érezzem, a felettesem személyemben vagy szakemberként megkérdőjelez. Mindig a probléma megoldásáról beszélünk, és elfogadjuk, hogy amikor forog a kezünk alatt a munka, hiába törekszünk rá, nem tudunk mindig 100%-osan teljesíteni.

Használjuk a négy szem elvet. A koncepciót leegyszerűsítve azt emelném ki belőle, hogy nem egyedül csináljuk a megoldásokat, mindig van más, aki látja.

dr. Sz.D.: Az agilis módszertan sajátja, hogy folyamatos kísérletezésben vagyunk. Vannak sikertörténetek, mint a Legal Magic Book, de bőven csináltunk az elmúlt években olyat is, amibe sok időt és energiát tettünk, majd inkább elengedtük, mert nem működött. Ez is része az agilis működésnek, természetes, elfogadható.

dr. U.B.: Az agilis módszerekkel is kísérletezünk. Ami beválik, használjuk, ami nem, azt pedig elvetjük.

Hogyan néz ki a Legal Service Evolution Squad működése a gyakorlatban? Miben tér el a hagyományos jogi osztályokétól?

dr. U.B.: A működésünk legérdekesebb kihívása talán a csapat magas informáltsági szintjének fenntartása. Pici Squad vagyunk, a projektjeink viszont elhúzódóak és nagy erőfeszítést igényel a menedzsmentjük, ezért fontosnak tartom, hogy mindenki tudjon mindenről a Squad-on belül. Mivel a dedikált időnk jelentős részét összezárva töltjük, egy általános közös döntéshozási módszert alkalmazunk: behozzuk az összes témát és folyamatosan, teljes létszám mellett beszélünk róla. Némi hatékonyságvesztést jelent az időigény miatt, de hasznos, amikor valaki például szabadságra megy. Ez azért lényeges, mert a jogi csapatban bátorítjuk, hogy a kollégák egyszerre 2-3 hétre is menjenek pihenni.

Van róla információtok, mennyire hatékony ez az új módszer? Hogyan méritek a teljesítményt?

dr. U.B.: Egy időben törekedtünk a számszerűsítésre, de mesterkéltnek bizonyult. Alapvetően nem használunk objektív mérést, de minden innovációnál határozunk meg visszatekintési lehetőségeket. Elsődleges szempont, használják-e a kollégák az adott megoldást, ezt szoktuk visszamérni kérdőívekkel vagy használati adatokkal.

Egy időben kísérleteztünk a time sheet-tel, hogy feltérképezzük, milyen tevékenységeket folytatnak a jogászok, mennyi időt vesz el egy-egy feladattípus. Ez aránytalanul megterhelte a mindennapi munkavégzést, miközben a várt előnyöket nem hozta, ezért kivezettük. Ez az egyik elengedési példa, amit említettünk korábban. A tapasztalataink alapján azonban felépítettünk egy új megoldást, amit időnyerőnek hívunk. A lényege, hogy az időjárásjelentés ikonokhoz (nap, felhő) hasonló 4 gomb egyikének megnyomásával jelezhetik a kollégák az esetleges túlterheltséget. Ezt a vezetője minden héten megkapja, így látja a csapat leterheltségét, és közbe tud lépni, illetve követheti, kezelheti a munkateher-hullámokat. Az eredményekről konkrét számszerűsített adataink nincsenek, de a visszajelzések alapján hasznos megoldásnak bizonyult.

dr. Sz.D.: Sokszor hallhattuk már, hogy a jogi tevékenységet nagyon nehéz igazán jó KPI-vel (key performance indicator) mérni. Ezen régóta gondolkodunk, mivel nyilvánvaló elvárás, hogy a hasznosságot számokkal is alá tudjuk támasztani. Az agilis átállás óta az ún. OKR megoldást alkalmazzuk (objectives and key results). Ez a módszertan a cég legfelső szintjétől a napi munkavégzési egységekig áthatja a tevékenységünket. Az objective-ek több éven átívelő célok, míg a key result-ok ennek elérése érdekében egy rövidebb időszakban elérni kívánt konkrét célkitűzések. Ez utóbbira két példa is van: az egyik az évente végzett belső ügyfélelégedettségi felmérés, a másik évente 2-4 munkavállalói elégedettségmérés. Az általános elégedettséget mutathatja, hogy jól érzem-e magam a munkahelyemen, de felmerülhet konkrétabb kérdés is, például hányszor érzem magam túl fáradtnak.

Az agilis működés a folyamatos változáson és fejlesztésen alapul, ez alapértéke a Magyar Telekomnak és a squad-nak is. Ennek fényében milyen terveitek vannak a jövőre nézve?

dr. Sz.D.: A Legal Service Evolution Squad eredetileg egy kétéves mandátumot kapott, amelyet az elmúlt hetekben megújítottunk. A következő kétéves periódus fókuszában a mesterséges intelligencia áll. Nem csupán a Squad, hanem az egész jogi funkció stratégiai célkitűzése olyan, mesterséges intelligencia alapú megoldások implementálása, amivel könnyebbé tehető a munkánk, a belső ügyfelek részére nyújtott szolgáltatások pedig egyszerűbbek, gyorsabbak és emészthetőbbek lesznek. Már most több AI alapú irodai megoldást használunk, és a következő hetekben megkezdjük a Legal Magic Book AI-tuningját. A Telekom jogi csapata – Telekomos AI fejlesztők támogatásával – őszre konkrét AI termékkel készül meglepni a belső ügyfeleit és önmagát. Közben folyamatosan vizsgáljuk azokat az egyéb megoldásokat, amik a Magyar Telekom jogi csapata számára releváns, konkrét támogatást tudnak nyújtani.

dr. U.B.: A mesterséges intelligencia hasznos technológia, de csak az értelmes felhasználását kezdjük el, ezért alaposan megvizsgáljuk a felmerülő ötleteket, illetve kísérletezünk.

dr. Sz.D.: Ha valamit kipróbálunk, de kiderül, hogy mégsem megfelelő, el fogjuk engedni, ebben már van tapasztalatunk. Elengedni legalább olyan jó dolgokat, mint behozni.

Az interjú, melyet Höflinger Hajnalka készített, az Év Projektmenedzsment Szakdolgozata díjat 2023-ban posztgraduális és abszolút kategóriában is elnyert Projektmenedzsment az európai jogi szektorban kutatás folyatásaként készült.

***

Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Arsbonit a Facebookon. Videós tartalmainkért pedig látogass el a Youtube csatornánkra.