A pénzspóroló csodafegyver – Contract Automation

Mégis ki mondana nemet egy költség- és időhatékony megoldásra? Alapvetően kevesen, ugyanakkor amennyiben nem tudnak a lehetőségről, akkor esélyük sincs élni vele. Ebből a szituációból kezdenek kitörni a contract automation szoftverek, hiszen egyre több vállalat él a szerződések automatizált kezelésével. Ez nem mellékesen azt is maga után vonja, miszerint egyre több olyan jogászra van szükség, akik értenek a technológia vívmányaihoz. Mégis pontosan milyen vívmányokról van szó? Cikkünkből kiderül.

Miért van szükség a szerződések automatizálására?

Vitathatatlan, miszerint a jogi munkavégzés változás alatt áll. Robotbíróktól még messze vagyunk, viszont az automatizált szerződések már a nyakunkon vannak, sőt, a piaci szereplők egymás alá ígérve kívánják elérni azt, hogy az ő termékükre essen választásunk.

Hogyan fogható meg a különbség a jelenlegi szerződés menedzsment szisztéma és a contract automation szoftverek által nyújtott szisztéma között?
Képzeljük el, ahogyan ma megszületik egy szerződés. Bemásolásra kerül a Wordbe a minta, amit ide-oda toldoznak-foltoznak, ezt követően e-mailben elküldik az adott terület menedzserének, aki tökéletesíti egy újabb Word fájl megszületését magával hozva. Végül PDF fájl keletkezik a szövegből, mely kinyomtatásra kerül, majd a partneri aláírást követően beszkennelés vár rá. Azon felül, hogy ennyi program használata időigényes, követhetetlen is a mindenkori szöveghez írt változtatások állapota. Továbbá a hatályos szerződés megtalálása szintén problémákat szülhet, akár egy vállalati felhőmappa eldugott zugaiban keressük, akár egy irattároló labirintusáról legyen szó. Nem elfeledkezve arról, miszerint a szerződés módosítása esetén kezdődik az egész folyamat előről.

E MACERÁS, SOK PAPÍRT ÉS HELYET IGÉNYLŐ FOLYAMATOT A CONTRACT AUTOMATION SZOFTVEREK DIGITÁLIS TÉRBE HELYEZIK, TEMÉRDEK IDŐT ÉS PÉNZT MEGSPÓROLVA.

Tömören fogalmazva: a contract automation a vállalatok és partnereik szerződésének draftolása, menedzselése, és tárolása egyetlen szoftver segítségével.

Hogyan épül fel egy contract automation folyamat?

Számos vállalati alterület alkalmazza a contract automation megoldásait, a jogi osztályok mellett a HR, a pénzügyi, a sales, és a beszerzési területek is. Ugyanakkor maga a contract automation menete mindenhol megegyezik.

Ezt a folyamatot a következő részekre lehet bontani:

• draftolás,
• közös munka, tárgyalás
• aláírás,
• nyomon követés,
• módosítás.

Forrás: legito.com

Draftolás

Először is létre kell hozni a szerződést. Nagy előnye a szóban forgó szoftvereknek az, hogy sablonokat nyújtanak, amelyek egyrészt sokkal kevesebb hibázási lehetőséget rejtenek, mivel a törzsszöveg adott, azzal nem kell foglalkozni. Másrészt a munkafolyamat sokkal gyorsabb és gördülékenyebb lesz, mivel a szoftver tisztában van számos szerződéses szakasszal, mint például a fizetési feltételek és a határidők kérdésköre, emellett olyan, kevésbé általános területeken is segítséget tud nyújtani, mint amilyen a megfelelő adónemek kiválasztása. Így ezek megfogalmazása helyett csupán rá kell kattintani a felsorolt lehetőségek közül a megfelelő opcióra.

LÉTEZNEK OLYAN CONTRACT AUTOMATION SZOLGÁLTATÁST NYÚJTÓ VÁLLALATOK, MELYEK KIFEJEZETTEN ARRA TÖREKEDNEK, HOGY VALAMENNYI SZERZŐDÉS ELKÉSZÍTÉSÉRE ALKALMAS FELÜLETET BIZTOSÍTSANAK.

A hangsúly náluk tehát azon van, hogy a lehető legszélesebb skálán személyre szabható szerződést állíthassanak össze ügyfeleik. Egyik legjelesebb képviselőjük a Legito, egy cseh jogi startup. A Legito különlegességét az adja, hogy a felhasználók a döntési fák működöséhez hasonlóan rakhatják össze szerződésüket. Példának okáért, az ügyfél elindul egy úton, például egy vállalkozási szerződés esetében. Ilyenkor válaszolnia kell egy kérdésre, avagy kitöltenie egy üresen álló mezőt, amely alapján a szoftver tovább szerkeszti a dokumentumot, és elviszi az ügyfelet a következő ponthoz, melynél újabb döntést kell hoznia a szerződést illetően. Az út végén pedig várja a helyesírási hibáktól mentes, megfelelően szerkesztett, jól dátumozott, a jogszabályoknak formailag megfelelő szerződés.

Együttműködés és tárgyalás, méghozzá real-time

A szerződési folyamat következő állomása a felek általi módosítások elvégzése az alapdokumentumon. Nem ritka az, amikor a jogtanácsos és az ügyvédi iroda munkatársa egyszerre dolgoznának egy szerződésen, de ezt nem tudják megtenni, mivel a másikra várnak, pedig nem is ugyanazzal a területtel foglalkoznának. A contract automation szoftverek lehetőséget teremtenek az egyidejű véleményezésre, illetve szerkesztésre. Itt is az látható, hogy egy alapvető együttműködési keretet nagyjából az összes szolgáltató kínál, ugyanakkor a legkiforrottabb technológiával rendelkező szereplőnek a piac elemzői a SpringCM vállalatot tartják köszönhetően felhasználóbarát felületének.

Aláírás

Nagyon fontos eleme a folyamatnak a digitális aláírás. Ezt kétféleképpen oldják meg a szolgáltatók, egyrészt vannak, akik saját maguk által kifejlesztett elektronikus aláírást alkalmaznak, míg a másik nagy tábort azok alkotják, akik együttműködésre lépnek egy kifejezetten elektronikus aláírásokban utazó vállalattal.

Mégis milyen követelményeknek kell megfelelnie a digitális aláírásnak?

• Egyedülálló módon kell kapcsolódnia az aláíróhoz (nem lehet összekeverni egy másik ügyfél aláírásával),
• képesnek kell lennie arra, hogy az aláíró azonosításra kerülhessen (nem csupán összekeverni nem lehet, pontosan azonosítani is szükséges az aláírót),
• emellett az aláírónak kizárólagos ismerete legyen az aláíráshoz szükséges adatokról (azaz ne tudjon más aláírni helyette),
• illetve az aláírt dokumentummal olyan kapcsolatban kell állnia, ami lehetővé teszi az aláírást követően végrehajtott változtatások észlelését.

Érdemes megemlíteni az aláírások tekintetében a SAP Ariba vállalatot, mivel harmadik fél számára is aláírási lehetőséget tud biztosítani szoftvere, ami egyedülállóvá teszi a piacon.
További érdekessége az aláírási szegmensnek az, hogy magyar szolgáltatások is jelen vannak a területen.
Egyrészt a magyar állam által biztosított e-dokumentum hitelesítés (AVDH), illetve az eSzemélyihez tartozó minősített e-aláírás révén, ugyanakkor hazai vállalatok is nyújtanak idevágó szolgáltatást. Minősített e-aláírást kínál a NetLock, a TrustChain, és a Microsec, míg fokozott biztonságú elektronikus aláírás érhető el a Digitoll kínálatában.

Nyomon követés

Egy contract automation szoftver a szerződés megkötése után nem egy aktakupac közepére rakja el a szerződést, hanem egy átlátható adatbázisba. Így azon túl, hogy egy könnyen elérhető, biztonságos helyen van, azt is könnyen nyomon lehet követni, hogy ki, hányszor nézett bele a szerződésbe. Emellett pedig fény derülhet arra is, hogy milyen újabb szerződés draftolásakor szolgált alapul a már elkészült szerződés.
A nyomon követés egyik úttörője a Trackado, akik olyan személyre szabási lehetőségeket biztosítanak ügyfeleik számára, mint például az egyes ismérvek alapján történő nyomon követés.

Megújítás

Egy szerződés élete nem ér véget az aláírással. Sőt, ekkor kezdődik igazán, hiszen a benne foglalt kötelezettségek, jogosultságok érvényre jutása az aláírást követően lesz aktuális. Ugyanakkor a határozott időre szóló szerződések jellegéből, vagy egyéb piaci körülmények változásából fakadóan bizonyos idő eltelte után szükséges új szerződést kötni. Amennyiben a szerződés típusa, az abban foglalt kikötések megfeleltek mindkét félnek, akkor

ELÉG AZ IDŐKÖZBEN MEGVÁLTOZOTT KÜLSŐ KÖRÜLMÉNYEKET ÁTVEZETNI A MÁR MEGLÉVŐ DOKUMENTUMBA, NINCS SZÜKSÉG EGY TELJESEN ÚJ PROCEDÚRA INDÍTÁSÁRA.

Kiemelendő, hogy ugyanez elmondható arra a szituációra is, amikor a felek a szerződést csupán módosítani kívánják.
Kifejezetten izgalmas megoldással rendelkezik a Conga, mivel az első szerződés draftolásakor a felek be tudják állítani a megújításkor megváltoztatni kívánt adatokat. Így amikor a megújítás esedékessé válik, a rendszer automatikusan küldi az új szerződést, amit már csupán alá kell írni digitálisan, ezen felül emberi beavatkozást nem igényel a folyamat.
Egy gyakorlati példával szemléltetve: amennyiben határozott idejű munkaszerződésekkel operálunk, és minden évben adott százalékkal emeljük a béreket, akkor már az első munkaszerződéskor be tudjuk állítani azt, hogy ez a béremelés történjen meg automatikusan a szerződés szövegében, emellett pedig a dátum is minden évben változzon meg értelemszerűen. Így ezt a teljes mértékben operatív munkát a Conga pillanatok alatt elvégzi helyettünk, ellentétben más szolgáltatókkal, ahol a módosításokat nekünk kellene elvégezni, a Word alapú, vagy offline megoldásról pedig nem is beszélve, amikor a teljes szerződés újbóli megalkotására lenne szükség.

Természetesen a contract automation szoftverek piacán is találhatóak olyan vállalatok, amelyek minden szegmensre kiterjedő szolgáltatást nyújtanak. Ide tartozik például a PandaDoc, a ContractWorks, illetve a DealHub. Különlegességük abban áll, hogy nem specializálódnak külön a fent említett területek valamelyikére.

Visszatekintve a problémafelvetésre, egy contract automation szoftver használata esetén a szerződés szövege már a szoftverben születik meg, amit mindenféle e-mail elküldése nélkül lát az a kolléga, aki szintén a projekten dolgozik. Emellett azonnal tudja is szerkeszteni a szerződést, méghozzá ugyanott, ahol azt létrehoztuk.
Nincsenek duplikált fájlok több tucat verziószámmal ellátva, továbbá partneri jóváhagyásra is sor kerülhet a programon belül, köszönhetően a számos aláírási technikát felvonultató piacnak.
Emellett pedig egy jövőbeni szerződésmódosítás is milliószor egyszerűbben valósítható meg az adott szövegrész átírásával, mindenféle nyomtatás, küldözgetés, szkennelés nélkül.

MINDEZZEL NEM CSUPÁN IDŐT TAKARÍTHAT MEG EGY VÁLLALAT, HANEM PÉNZT IS.

Ennek oka az, miszerint az idő pénz, akár költségként, akár hasznos munkaként tekintünk rá.
Így az adminisztrációt a munkavállaló borsos órabére helyett a szoftverekre lehet fordítani, a felszabadult munkaidőben pedig olyan feladatokkal lehet haladni, melyek az operatív feladatoktól eltérően szakmai munkavégzést jelentenek.

Dolgoznál legaltech területen?

Partnerünk olyan 1-2 éves tapasztalattal rendelkező jogászt keres csapatába, akit hosszú távon érdekelnek a jogászi munkát segítő IT megoldások implementálása, koordinálása.

*** Wulters Kluwer logo A Jog és Innováció rovat támogatója a Wolters Kluwer

***

Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Ars Bonit a facebookon.