Az év kihívása a munkáltatók számára: a home office

Az idei év eleje olyan történések sorát indította el, amelyek mindennapjainkat a mai napig merőben befolyásolja, így többek között a szakmai tevékenységünket is. A munkavállalók többsége, akiknek munkája engedi, virtuális irodákban (pl.: Zoom, Teams) töltötték vagy töltik továbbra is napi nyolc órájukat. Az egyik napról a másikra történő otthoni munkavégzésre való áttérés előtérbe helyezte a rugalmasságot, illetve a kisegítő technológia fokozottabb használatát, amely a többi munkavállalóval, az ügyfelekkel és az üzleti partnerekkel való távkommunikációt teszi megvalósíthatóvá. A felvetés körüli legégetőbb kérdés azonban, hogy hogyan biztosítható az otthonról történő hatékony munkavégzés és a technológia ehhez mennyiben járulhat hozzá?

A távmunka, vagy angol nevén a home office bár a munka világában pár éve ismerős fogalom, beható szabályozása nem alakult ki. Az egymástól való fizikai távolságtartás időszakában a home office (HO) vagy working from home (WFH) immáron nem csupán egy kényelmi opció, hanem a munkavégzés egyik szükséges és természetes formájává nőtte ki magát.

Több munkáltató a fizikai távolságtartás (social distancing) időszakát arra használta fel, hogy rugalmasabb munkavégzési kultúrát alakítson ki és az otthoni munkavégzést az iroda bevett gyakorlatává tegye.

Ennek kivitelezése a technológiával később pedig akár tovább is fejleszthető.

A fizikai távolságtartás és az otthonról való munkavégzés időszaka mind a munkavállalóknak, mind a munkáltatóknak kihívással járt és továbbra is jár. Megoldandó problémaként merül fel például a munkaszerződések módosításának, a munkáltatói mozgástér határainak kérdése, vagy a szélessávú internet megléte, illetve a felhő alapú adatbázisok implementálása is.

Home office, mint munkaszerződést módosító körülmény

Bár a Munka Törvénykönyve szerint a munkaszerződés megkötésekor a felek nem kötelesek a munkavégzés helyét a szerződéskötéskor meghatározni, sok további európai országban jellemző a munkaszerződésekbe külön klauzulát szerkeszteni arról, hogy az otthonról végzett munka lehetséges és adott esetben kötelezően elrendelhető. Európában a home office definíciója változó: van, ahol távmunka, amely a munkavégzés egyik bevett formája, máshol egy felhatalmazás, arra, hogy a munkavállaló szabadon válassza meg a munkavégzés helyét.

Távmunkavégzés esetében természetes, hogy a munkavállalónak nagyobb fokú rugalmasság jár a munka helyének megválasztásában, hasonló a helyzet a munkaidő tekintetében is. A munkaidőben tartott szünetek vagy esetleges túlórák nehezen követhetők és adminisztrálhatók, a munkavállaló szabadabban oszthatja be idejét. A munkaidő távolról történő keretek közé szorítása a gyakorlatban két módon valósul meg. Egyrészt a szerződés módosításával annak mentén, hogy megengedett a munkaidőtől való részleges eltérés (pl.: napi nyolc óra helyett hat és fél óra munkavégzés heti két alkalommal), másrészt a különböző szoftverek használatával könnyen ellenőrizhetővé válik a számítógép előtt töltött minőségi munkaidő. Utóbbinak azonban alapjogi vetülete is van, mert a munkavállaló magánszférához való joga sérülhet, ha állandó, például webkamerás megfigyelés alatt van.

A megoldás a munkavállalók teljes körű tájékoztatásában rejlik, arról, hogy a munkáltató mely számítógépes tevékenységüket figyeli meg.

Home office-ban lenni vagy nem lenni  

A TED beszélgetésekhez hasonló Legal Geek Online Conference előadássorozat keretében szóba került a Covid-19 által leginkább érintett és megváltoztatott terület: a távmunkavégzést segítő és lehetővé tevő technológiai háttér. Az ebben a témában tartott előadás keretében John O’Donovan, a londoni Allen & Overy CTO-ja (Chief Technology Officer) fejtette ki, hogy az irodák, cégek korábban rengeteg pénzt fektettek abba, hogy egy teljes biztonsági rendszerrel felszerelt irodahelységet alakítsanak ki. Ezek az irodák azonban az otthoni munkavégzés mai napig elnyúló időszakában egyáltalán nincsenek kihasználva, a munkavállalók többsége továbbra is otthonról dolgozik, és nem is terveznek jó ideig fizikailag visszatérni bármilyen irodai épületbe.  Az előadó véleménye szerint a munkavégzés, az együttműködés, a tárgyalások jellege emiatt teljesen átalakul. A legnagyobb kihívást immár azt fogja jelenteni, hogy egy ilyen környezetben hogyan maradhatnak hatékonyak mind a munkavállalók, mind pedig a munkáltató, hogyan oldható meg az ügyfelekkel és az egyéb üzleti partnerekkel való kapcsolattartás és együttműködés. A londoni Allen&Overy belső felmérése alapján a munkavállalók 80%-a egyébként ugyanolyan hatékonysággal vagy még hatékonyabban dolgozik a home office keretében.

Felhős égbolt

A távmunkavégzés elrendelésével a munkáltatóra hárult annak a felelőssége, hogy biztosítsa, a munkavállalók technikai lehetőségét a virtuális megbeszéléseken való részvételre, valamint a megfelelő internetkapcsolatot és eszközt a munka kivitelezéséhez. Érdemes a zavartalan technikai háttérre odafigyelni, hisz a rossz hangminőség, a az akadozó kép egy ügyféllel való konferenciabeszélgetés közben nem feltétlenül fog professzionális képet festeni, az elszenvedő munkavállalónak pedig nem adatik meg a problémamentes részvétel. A konferenciabeszélgetésen John O’Donovan kiemelte, hogy fontos egy olyan infrastruktúrát kialakítani, amely már nem csak az irodai hálózatra korlátozódik, hanem a munkavállalók otthoni elérésére is kiterjed. Ezen a kibővített kapcsolatrendszeren keresztül tudnának hatékonyan, összekötve együttműködni.

Az említett online konferenciabeszélgetés másik előadója, Mary Kyle véleménye szerint a lehetőség adott arra, hogy a felhőalapú technológia használatával az üzleti képességek fokozhatók legyenek. Egy ilyen megoldás azonban további kihívásokat jelent hatékonysági, adatvédelmi vagy biztonsági szempontokból. Az előadók egyetértettek abban, hogy lényeges a felhő alapú technológia munkavállalókkal és ügyfelekkel való megértetése, a felhőben tárolt adatok kettős titkosítása, illetve a saját és ügyfél adatok megfelelő kezelése és tárolása. Mindennek első lépése pedig a munkavállalók kiképzése, illetve a megfelelő technológia helyes beültetése kell, hogy legyen.

Kutatás a Jogi Munkaerőpiacról

Korábban is kihasználtad a havi pár napos home office lehetőségét? Vagy mindig is arról álmodoztál, hogy az otthoni munkavégzés gyakoribb legyen? Azt is elképzelhetőnek tartod, hogy egyszer egy felhő alapú adatbázist használsz majd jogkutatáshoz?

Kérdőívünk kitöltésével oszd meg velünk véleményed és tapasztalatod, hogy a jogi munkaerőpiacról szóló kutatásunkkal mi is egyértelműbben lássuk, milyen igényekkel találják magukat szemben a munkáltatók! A július 31-ig kitöltők között a nyertes választása szerint pedig kisorsolunk 4 db Szigetjegyet, egy 75.000 Ft-os IKEA utalványt vagy egy 75.000 Ft-os Repjegy.hu utalványt!

A home office terjedő használata láthatóan lehetőséget ad arra, hogy olyan új felhasználóbarát megoldások kerüljenek alkalmazásra, amelyek a XXI. századi munkavégzés jellegével és tempójával lépést tudnak tartani. A gazdaság nem tarthat szünetet, az irodáknak pedig tovább kell működniük.

A távmunkavégzés bár sok cég számára még nem elfogadott gyakorlat, mind a hosszútávú, mind az átmeneti jellegű otthoni munkavégzés esetében a munkáltatóknak mérlegelnie kell annak munkajogi vonatkozásait, technikai velejáróit.

Irodalomjegyzék