Ez a Magyar Telekom jogi csapatának állandó rovata az Arsbonin. A rovat célja, hogy tartalmas és érdekes, hol komolyabb, hol könnyedebb írásokkal engedjen bepillantást a Telekom progresszív gondolkodású, szakmailag felkészült, összetartó jogi csapatának a munkájába, gondolkodásába. Ha a rovattal kapcsolatban kérdés, javaslat merül fel, az alábbi címre várjuk az észrevételeket: arsboni@arsboni.hu
A munkavégzés során széles körben használt számítástechnológiai eszközök és az információtechnológia fejlődése a munkáltatók számára is számos lehetőséget kínálnak folyamataik egyszerűsítésére és hatékonyabbá tételére. A Magyar Telekomban nemcsak az ügyfeleinknek nyújtott infokommunikációs szolgáltatások fejlesztése során vagyunk innovatívak, hanem a munkatársaink mindennapi együttműködését és a munkaviszonyban töltött mindennapjait is számtalan digitális megoldással, online elérhető szolgáltatással támogatjuk.
A munkaügyi digitalizációban úttörő nagyvállalatként végzett tevékenységünk során számos korábbi elképzelésünket megvalósítottuk, a fejlesztések során szerzett tapasztalataink és az időközben felmerült igények alapján újabb és újabb megoldásokat vezettünk be és folyamatosan fejlesztjük, bővítjük a digitalizált folyamatainkat, eljárásainkat.
Személy szerint is büszke vagyok arra, hogy egyrészt hosszabb ideje részt veszek a munkavállalókat érintő fejlesztésekben, másrészt munkavállalóként közvetlenül élvezhetem az ezekből származó előnyöket.
Elsősorban azokról az eredményekről szeretnék egy áttekintést adni, amelyek a munkaviszonyunkkal kapcsolatos ügyintézést segítik, vagy egyszerűen a mindennapi kapcsolattartásunkat gyorsabbá, hatékonyabbá teszik.
- Elektronikus ügyintézés
Munkánkat egy digitalizált világban, digitális eszközökkel nagyrészt online végezzük, és ebből akkor sem kell kilépnünk, ha személyes ügyeinket akarjuk a munkahelyen vagy akár távolról elintézni.
Munkáltatói oldalról is számos előnyt jelent a munkaügyi folyamatok digitalizálása, amely a mai világban nélkülözhetetlen a foglalkoztatással kapcsolatos folyamatok optimalizálása, a működés hatékonyságának növelése érdekében. Ennek megvalósításához a jogszerű működés feltételeinek megteremtése, a munkajogi és adatvédelmi jogi követelmények beépítése is elengedhetetlen. A vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartása mellett a digitalizáció számos lehetőséget kínál ahhoz, hogy az informatika eszközeinek felhasználásával a HR folyamatok elektronikusan valósuljanak meg, a személyes interakciókat és a fizikai eljárásokat online folyamatokkal cseréljük le és a papír alapú dokumentumokat elektronikus dokumentumokkal váltsuk fel.
A munkajogi szabályok és a gyakorlat szerint az elektronikus dokumentum érvényességéhez elegendő, ha abból megállapítható és változatlan tartalommal visszaidézhető, hogy a munkáltató és/vagy a munkavállaló, mikor és mit nyilatkozott. Ez a követelmény az elektronikus dokumentum elkészítése és tárolása során egy zárt informatikai rendszerben jól teljesíthető, de természetesen egy online felületen, vagy emailben tett nyilatkozat is érvényesnek tekinthető. A bírói gyakorlat is megerősítette, hogy hiteles elektronikus aláírás sem szükséges. Érvényes az egyszerű elektronikus formában (pl. emailben) megtett nyilatkozat is, ha a körülmények alapján a nyilatkozattevő személyével kapcsolatban kétség nem merül fel.
A digitalizált munkaügyi folyamatok a mindennapjaink részét képezik, a munkajogi nyilatkozatok megtétele, a munkaügyi ügyintézés túlnyomórészt elektronikus úton történik.
A munkáltató IT rendszerekben kezeli szinte minden munkaviszonyra vonatkozó adatunkat, ezekhez egy munkavállalói önkiszolgáló felületen keresztül mi is hozzáféréssel rendelkezünk.
Ezen a felületen megtekinthetjük saját személyes adatainkat, a munkaviszonyunkra vonatkozó alapvető dokumentumokat, hatályos munkaszerződésünket, korábbi nyilatkozatainkat, a munkáltatói értesítéseket, ellenőrizhetjük a munkaviszonyunkra vonatkozó adatok helyességét, megtekinthetjük bérjegyzékünket, juttatásainkat.
Ezen a felületen van lehetőségünk elektronikus ügyintézés indítására és nyomon követésére is. Néhány kattintással online nyújthatjuk be a kérelmeinket, személyes jelenlét nélkül nyilatkozatokat tehetünk, többek között bejelenthetjük személyes adataink változását, online vezethetjük a jelenléti ívünket, tervezett szabadságainkat, feloszthatjuk cafetéria keretünket, időpontot foglalhatunk orvosi vizsgálatra vagy egészségügyi szűrésre.
- Elektronikus nyilatkozatok
Az elektronikus munkaügyi folyamatok a teljes munkavállalói életutat végig kísérik, a munkaviszony létesítésétől a munkaviszony alatti változásokon keresztül a munkaviszony megszüntetéséig. Számos nyilatkozat, dokumentum az informatikai rendszerben generálódik, így nekünk csak annyi feladatunk van, hogy ellenőrizzük a rendszerekből betöltött adatainkat, megfogalmazzuk kéréseinket, észrevételeinket, elküldjük és a végén jóváhagyjuk a dokumentumot, melyet szintén online tárolunk, és az önkiszolgáló felületen keresztül bármikor hozzáférhetünk.
Lehetőség van arra is, hogy az online felületen tett nyilatkozattal kössünk megállapodást a munkáltatóval, például így jön létre a munkaszerződés-módosítás, melyet csak elektronikusan kell jóváhagynunk.
A hibrid munkavégzés széles körben elterjedt és általánossá vált azokban a feladatkörökben, amelyek távolról, digitális eszközeinken keresztül is hatékonyan elvégezhetők. Online kezdeményezhetjük a távmunka szerződés megkötését vagy módosítását is, melyről szintén csak elektronikus dokumentum készül.
- AI alkalmazása
A beléptetés során robotizációs megoldással támogatjuk a jogosultság igénylési folyamatot, mely biztosítja, hogy az új belépő már az első munkanapján rendelkezzen a szükséges eszközzel és jogosultságokkal.
Ma már AI alkalmazás is segíti a HR ügyfélszolgálatunk munkáját. A legújabb fejlesztésünk lehetővé teszi, hogy – belső szabályozásokra épülő tudásbázis alapú adatokkal megtanított – AI válaszoljon a munkavállalóknak a munkaviszonyukkal kapcsolatos gyakori kérdéseire, többek között a vonatkozó szabályokra, munkavállalói jogokra, juttatásokra vagy akár praktikus munkaügyi ügyintézésre vonatkozó kérdéseire is.
Természetesen a HR chat alkalmazásban megfelelő tájékoztatást kapnak a kollégák az AI használatáról, és maguk is hozzájárulhatnak a továbbfejlesztéséhez.
- Online belső kommunikáció
A munkáltató és a munkavállaló, valamint a munkatársak egymás közötti, munkavégzéssel összefüggő, vagy akár egyéb személyes kommunikációja is sok esetben digitális platformon zajlik.
A törvényi rendelkezések is lehetővé teszik, hogy a munkáltató a munkavállalók nagyobb csoportjának, vagy a teljes munkavállalói körnek címzett nyilatkozatait, tájékoztatóit, vagy a vállalaton belüli működésre vonatkozó szabályzatait a munkavállalók számára elérhető online felületen tegye közzé.
A belső hírportálunkon, tematikus intranetes felületeinken, vagy a kisebb munkatársi csoportok, projektek által létrehozott Teams csatornákon gyorsan megtalálhatunk minden olyan információt, amelyre a munkavégzésünkhöz vagy saját ügyeink intézéséhez szükségünk van.
Néhány kattintással tájékozódhatunk a munkaviszonyunkra vonatkozó belső szabályokról, folyamatokról, hozzáférhetünk a belső ügyintézésre vonatkozó információkhoz, online munkaeszközeinket biztosító IT rendszereinkhez vagy a munkatársaink elérhetőségeihez.
Egyre nagyobb igényünk van arra, hogy minél gyorsabban hozzájussunk a pontos és aktuális információkhoz. Nem szeretnénk semmilyen hátrányt szenvedni akkor sem, ha éppen távmunka keretében otthonról dolgozunk.
Ma már teljesen elfogadott és a vállalati kultúránk része, hogy a hibrid munkavégzés keretében online meetingeken tudunk találkozni, együtt dolgozni a kollégáinkkal. A kollégákkal való kapcsolattartás, rövid egyeztetés érdekében a hagyományos email vagy sms csatornát ma már előszeretettel cseréljük le az online chat vagy videóhívás lehetőségével.
A digitális, távolról is elérhető szolgáltatások a mindennapi ügyintézésben is nagy segítségünkre vannak. Néhány kattintással regisztrálhatunk online képzésekre, munkahelyi eseményekre, igénybe vehetünk az infotéka szolgáltatásait, cikkeket olvashatunk, előadásokat hallgathatunk nemcsak szakmai, hanem magánéleti kérdésekkel kapcsolatban is.
Akár online is kapcsolódhatunk azonos élethelyzetű vagy érdeklődésű kollégákat összefogó munkatársi csoportokhoz, online fórumokhoz.
A laptopunkat sem kell magunkkal vinnünk, mert a mobiltelefonunkon elérhető applikációk „zsebben hordva” bárhol lehetővé teszik az információhoz való hozzájutást, a kapcsolattartást és az ügyintézést.
A könnyen elérhető, és mobil eszközökön is működő programok használata a munkaügyi folyamatokban is előnyös, a mindennapjainkat teszik kényelmesebbé.
A mobil applikáción elérjük saját önkiszolgáló felületünk számos funkcióját, így például aktualizálhatjuk jelenléti adatainkat, otthonról is bejelenthetjük távollétünket, továbbá tájékozódhatunk a Székházban elérhető szolgáltatásokról vagy megtalálhatjuk kollégáink elérhetőségeit.
- Összegzés
A digitalizáció bemutatott példái számos pozitív hatást gyakorolnak a munkáltató és a munkavállalók együttműködésére. A munkavállalók számára is előnyös a kényelmes, digitális rendszerek használata, hiszen a munkavállalói elégedettségre is kedvező hatással van a gyors és gördülékeny ügyintézés.
Munkavállalóként élhetünk a digitalizáció által kínált előnyökkel, ugyanakkor a modern technológiák elterjedésével együtt járó változások követése egyben elvárás és szükségszerű is.
A digitalizáció előnyei megkönnyítik a mindennapjainkat, a munkahelyi elégedettség növelése pedig előmozdítja a hatékony munkavégzést.
Törekszünk arra, hogy személyes találkozásaink mellet az online interakciók alkalmával is megélhessük azt, hogy hatékonyan tudunk együttműködni, munkatársként és csapaton belül segítséget, támogatást nyújtunk egymásnak, számíthatunk egymásra és a Telekomos közösségre.
A Jogtanácsosok a digitális világban rovat a Telekom jogi csapatának állandó rovata az Arsbonin.***
Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Arsbonit a Facebookon. Videós tartalmainkért pedig látogass el a Youtube csatornánkra.
