A minőségmenedzsment szemlélet kiterjesztése

A jogi audit lényegi vonásai a Magyarországon tevékenykedő kis- és középvállalkozásoknál.

Egy gazdasági társaság törvényes működésének elengedhetetlen feltétele a jogszabályi rendelkezések betartása és folyamatos biztosítása. Vannak olyan esetek, melyeknél a megfelelő működésének és versenyképességének fenntartása érdekében követ bizonyos, az Európai Unió jogharmonizációs törekvései által a magyar jogrendben érvényesülő normát, ezekhez igazítva a társaság belső működési rendszerét. Kiemelendő, hogy nem a gazdasági társaság formája, hanem annak piaci helyzete, fejlődési trendje határozza meg azt, hogy az egyes szabályokat mikor és milyen mértékben alkalmazza és juttatja érvényre, továbbra is az aktuális irányzatoknak megfelelő működést és fenntarthatóságot szem előtt tartva. Napjainkban minden vállalkozás elsődleges célja és piaci érdeke a költséghatékony működés megvalósítása, valamint a versenyképesség fenntartása. Ehhez járulnak hozzá olyan szabályok, melyek előírásait folyamatosan betartva egy vállalat fentebb említett céljai elérhetők. Összetett folyamatról van szó, melynek menete és eredménye igen kiterjedt szférában hat. A nemzetközi gazdasági kapcsolatok fejlettségének köszönhetően nemcsak Magyarországon, hanem nemzetközi szinten is egységes szabályozások alakultak ki.

A menedzsment irányítási rendszerek koncepciója

Az ISO 9001:2000 szabvány megjelenése előtt minőségbiztosításról beszéltünk. Az első ISO szabvány arról rendelkezett, hogy a minőséget, mint fontos piaci mutatót csak egy gyártási folyamat végén ellenőrizték, így ha esetlegesen a folyamat eredménye nem felelt meg az elvárásoknak, az egész folyamatot meg kellett ismételni. Nem volt lehetőség a folyamat közbeni javításokra, ellenőrzésekre, csupán a végeredmény minőségét kellett ellenőrizni. Ez a módszer nem terjedt ki a teljes gyártási folyamatra. Ezt küszöbölte ki az ISO 9001:2000 szabvány, mely a 2000-es évek elején olyan változást hozott, ami azóta is meghatározza az auditfolyamatok komplex szerkezetének alapját. Auditnak, azaz megfelelőségi vizsgálatnak nevezzük a folyamatos – de szúrópróbaszerű és ismétlődő – alkalmak összességét. Az ISO 9001:2000 szabvány már a minőségirányítás szót használja. Ha összességében nézzük a két fogalmat, akkor megállapítható, hogy a minőségirányítás fogalmának bevezetésével tágították az addigi terület szabályozását, így a minőségirányítás gyakorlatilag magában foglalja a korábbi minőségbiztosítás elemeit. Az előzőek alapján kivehető, hogy a nemzetközi szabvány egy rendszer folyamatszemléletű megközelítéssel való kialakítására ösztönöz. Olyan megoldást jelent, mely a lehető legkedvezőbb helyzet megvalósítását tűzi ki célul. Alkalmazása sokrétű lehet, így vonatkozhat termékekre és technológiákra is.

A szabályozás alapjai: a minőségirányítási rendszer jogszabályi és szabványos követelményei

A szabályozással kapcsolatban beszélhetünk általános és speciális szabályokról. Az általános szabályok cégfüggőek, míg a speciális szabályok termékfüggőek, azaz alkalmazásuk attól függ, hogy az adott vállalkozás olyan termék gyártását választotta-e, melynek során kötelesek a specifikus előírásoknak megfelelően eljárni. Általános szabályok azok, melyek a cég formájától függetlenül alkalmazandók a gyártás megkezdésétől, amennyiben törvény értelmében kis- és középvállalkozásnak minősül, azaz meghatározott létszámú foglalkoztatottal rendelkezik, illetve a nettó éves árbevétele eléri, vagy meghaladja a törvényileg meghatározott értéket. A cégfüggő szabályok környezetvédelmi, munkavédelmi és tűzvédelmi témakörben tartalmaznak kötelező előírásokat. Amennyiben az ezekre vonatkozó jogszabályok tartalmukban szabványra utalnak, attól kezdve a hivatkozott szabvány alkalmazása is kötelezőnek minősül. Ezen alapok mellett a tevékenységek szabályozását olyan termékspecifikus előírások egészítik ki, melyek tipikusan irányelvekben jelennek meg, de előfordulhat törvényi és rendeleti szabályozásuk is. Ezzel kapcsolatban merülhet fel egy közbenső előíráshalmaz, mivel ha az utóbbi jogforrásokban olyan előírásokat találunk, melyek továbbutalnak egy újabb szintre, akkor ezen megjelölt további rendelkezések alkalmazása szintén kötelező erejű lesz. A fentiek mellett megkülönböztethetünk egy különálló rendszert, mely a gazdasági társaság önálló vállalásainak vonatkozásait tartalmazza. Ezek az önálló vállalások a szervezet egyedi döntésén alapszanak és célja, hogy alkalmazásukkal bizonyos előnyökhöz juthasson a vevői bizalom és a folyamatos fejlesztés tekintetében. Adott esetben a vállalkozás a szabvány rendelkezéseinek betartásával versenyelőnybe kerülhet más vállalkozásokhoz képest abban az értelemben, hogy a vevők felé ezzel igazolhatja a magasabb fokú felkészültségét. Végül, pár szóban fontos részletezni a harmonizált szabvány fogalmát is. Ez egy olyan különleges státusú szabvány, mely az egyes műszaki direktívák rendelkezéseit bontja ki. A benne foglalt követelményekre törvény, vagy irányelv utal, de arra nem hivatkozik konkrétan. Azoknak egyfajta értelmezését, részletesebb kidolgozását tartalmazza. A szabályozások közti összhangot hangsúlyozandó harmonizált kifejezés egyben a jelentőségét is tükrözi. Nem rendelkezik kötelező erővel, viszont a gyakorlatban olyan rendszerességgel és megszokottan alkalmazzák, mintha direktíva lenne. Felmerülhet olyan termékspecifikus rendelkezések kapcsán, mint például a hegesztőüzemi-alkalmassági kérdések.

A jogi audit célja

A legfontosabb; egy gazdasági társaság jogkövető működésének elősegítése, melyhez a vonatkozó szabályozások gyakorlati megvalósulásának rendszeres ellenőrzésével járul hozzá. Az audit során egy vállalat működésének pillanatnyi állapotát felmérő, szúrópróbaszerű átvilágítását végzik el, valamint vizsgálják azt, hogy a cég a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően működik-e, azaz teljesítette-e a vállalt feltételeket. Részletes elemzést folytatnak le arról, hogy a vonatkozó jogszabály rendelkezéseit helyesen értelmezte és alkalmazta-e, a szükséges dokumentumokat beszerezte-e, azok tartalma megfelel-e a követelményeknek, végül a folyamatos részeredmények kiértékelésével meghatározható a végleges eredmény, illetve további fejlesztési lehetőségek. A jogi megfelelőségi vizsgálat a megfelelőség eredményként való elérésére és fenntartására törekszik. Egy nyereségorientált gazdasági társaság szervezeti politikájának középpontjában a minőség áll. Ez a minőség a termékekre és szolgáltatásokra vonatkozik, ami a piac- és versenyképesség alapfeltétele. Az egyik legfontosabb kapcsolat a termékek, szolgáltatások és a társaság szervezeti működése vonatkozásában áll fenn. A top management-ben a minőség és nyereség összetartozása alapozza meg egy társaság működését és piaci jelenlétét, befolyását. A minőségügyi rendszer bevezetése egy gazdasági társaság életében jelentős változásokat okozhat a mindennapokban, folyamatos ráfordítás szükséges, ezért egy vállalkozásnak minden esetben külső kényszertől mentesen kell meghoznia a rendszer kiépítésére vonatkozó döntését. Egy cég működéséhez a jogkövető magatartás elengedhetetlen, melynek igazolására a jogi audit lehet hivatott. A téma vonatkozó alapelvei elsődlegesen új, TQM (Total Quality Management) szemléletűek. A TQM teljes körű minőségirányítást jelent, ami magában foglalja az egész szervezet működését, valamint nemcsak a folyamatokra terjed ki, hanem az irányításra és az erőforrásokra is. Az alapelvek két csoportját különböztethetjük meg, az általános alapelvek, valamint a tipikusan – bizonyos szakmai körben speciálisan – érvényesülő alapelvek csoportjait.

A jogi audit előnyei és hátrányai

Egy gazdasági társaság piaci helyzetének előmozdítása érdekében mérlegelni kell a jogi audit előnyeit és hátrányait, annak igénybevétele előtt. Előnyei a vállalkozás működésének több területén jelentkeznek, így segítséget nyújt a vonatkozó szabályozások és előírások betartásánál. A vizsgálat alkalmazásával csökkenthetők a kockázatok, ami egy döntő érv lehet a folyamatos gazdasági változások és innovációs újítások bevezetése körében. A gyártási folyamat során bekövetkező esetleges váratlan események, illetve bírságok elkerülésének támogatására is mindenképp alkalmas lehet egy jogi audit lefolytatása. Az átfogóbb üzemi működés rendszerezetté tételében is segítséget nyújt, valamint egy komplexebb vizsgálati eredményt kapunk a folyamat végén. Ez utóbbi a legfontosabb, hiszen egy általános stabilitást nyújt, ami talán a legfontosabb a gazdasági életben. A jogi audit előnyei mellett viszont a hátrányait is figyelembe kell vennünk. Ennek körében a vizsgálat feltárhat olyan eltéréseket, vagy hiányosságokat, melyek befolyásolhatják a további működést, így leginkább a költségvetésre lehet kihatással. Azonban, ha mérlegeljük azt, hogy mennyit ér egy stabil szerkezetű vállalkozás folyamatos és szabályos működése, úgy gondolom, hogy az említett, hátránnyal kapcsolatos kockázatot megéri vállalni, hiszen az előnyök ehhez képest rendkívül meggyőzők.

A jogi audit folyamata

A jogi megfelelőségi vizsgálat egy hosszas és összetett folyamat mind terjedelmében, mind időtartamában, hiszen egy cég élettartamára vonatkozik. Változások időközben felmerülhetnek, azonban leírható egy olyan séma, amely általánosságban, az esetek döntő többségében jellemzi ezt a folyamatot. Fontos kiemelni azonban, hogy az audit mindig szúrópróbaszerű vizsgálat, mindig pillanatnyi állapot ellenőrzésére alkalmas. A megfelelőségigazolás módja lehet az, ha az audit team auditjelentésben kijelenti, hogy nem megfelelőséget nem észlelt. Az audit team tagjai a vezető auditor, auditorok, esetlegesen felkért szakértők és szervezeti kísérők, szakterületi vezetők. Ezen a ponton jön szóba a jogi audit jelentősége, mivel általában egy adott szakterület önmagát nem auditálhatja, így ezzel a feladattal egy külső személyt, vagy szervezetet bíznak meg. Az első és legfontosabb lépés a megbízás érvényes létrejötte után egy nyitó megbeszélés a vezető auditor és a gazdasági társaság vezető tisztségviselője között. Ennek során történik az elvárások pontosítása, az előzőleg keletkezett, szükséges dokumentumok és adatok teljes körű átvizsgálása, valamint az ehhez kapcsolódó ellentmondások, hiányosságok feltárása. A nyitó megbeszélés lezárásaként egy audittervet készítenek, amely kitér az audit specifikációira. Ezt követően a már meglévő engedélyeket kell áttekinteni, melynek során azt vizsgálják, hogy azok rendelkezésre állnak-e, illetve az abban foglaltaknak megfelelően működik-e a gazdasági társaság. Az egyeztetést és a dokumentációs átvizsgálást követően helyszíni bejárást tartanak, amikor az auditor feladata a gyakorlati megvalósulások vizsgálata, vagyis feltérképezi és szigorúan dokumentálja objektív bizonyítékok alapján az alkalmazott eljárások jogszabályoknak megfelelő lefolytatását a gyakorlatban. Már ekkor is észlelhetők hiányosságok, ezért szükség szerint hatósági konzultációra tesz javaslatot. A folyamat legfontosabb mozzanata a jogszabályi audit jelentés elkészítése, majd átadása.

A jogi audit eredménye, következményei

A jogi audit eredménye egy jelentés a vizsgált folyamatokról és azok megfelelőségéről, illetve nem megfelelőségéről. A jelentés egy olyan átfogó és tényszerű feljegyzés, amely az auditbizonyítékok értékelését az auditkritériumok figyelembe vételével adja meg. Tartalmazza a feltárt folyamatokat, ezen belül az audit során szerzett tapasztalatokat, valamint az esetlegesen javítandó gyakorlatot. Utóbbiakra vonatkozóan nem az auditor, hanem a szervezet felelős vezetője tesz intézkedést, melyben kitér a probléma súlyosságára és a lehetséges hatósági szankciókra is. Az auditor számára az intézkedés-tétel csak javaslat formájában, lehetőségként áll fenn. Az audit tematikájának megvalósulási formája általában egy kérdésjegyzék, melyben az auditor részletesen kitér arra, hogy milyen jogszabályok alapján milyen vizsgálatot folyat le, majd ezeket értékeli. Ezen kérdésjegyzék végén szerepel az auditjelentés. Amennyiben nincs szükség javításra, vagy a gyakorlat alapjában véve megfelelő, akkor a folyamat megfelelőnek minősül és további teendő majd csak a későbbi kötelező felülvizsgálat lesz. Nem megfelelőség esetén a megfelelőségi vizsgálatot végző, vagy a gazdasági társaság vezető tisztségviselője – szükség esetén a felelős munkatárs bevonásával – mérlegeli a helyzet súlyosságát, illetve dönt a helyesbítő intézkedésről. Ilyen intézkedés meghozatala kötelező, amennyiben a helyzet változatlan fenntartása szakmai, biztonsági és jogi szempontból jelentősen kockázatosabb az általános mértéknél. Amennyiben a módosító intézkedéssel sem tudja a cég teljesíteni az elvárásokat, úgy súlyos jogkövetkezményekkel számolhat. Enyhébb esetben elveszíti jogosultságát gazdasági tevékenységének folytatására, súlyosabb esetben pedig akár eltilthatják a további működéstől is, ami a legtöbb esetben a gazdasági társaság megszűnéséhez vezet.

A felülvizsgálat

A folyamatos gazdasági változások, új technológiák megjelenése, illetve egy szerkezeti átalakulás szükségessé teszi azt, hogy meghatározott időközönként – a gyakorlati igényekhez és változásokhoz igazodva – az alkalmazott szabályok megvalósításának felülvizsgálatát rendeljék el. Ezt az ellenőrzési funkciót betöltő felülvizsgálati eljárást az auditor és a gazdasági társaság együttesen folytatja le. A folyamatos fenntarthatóság érdekében nem kizáró ok, hogy az időszakosan ismétlődő felülvizsgálatokat ugyanazon audit team folytassa le, ezzel biztosítva a jogfolytonosságot. Szükség esetén az audit team ad megbízást külső szakértő bevonására az esetlegesen felmerülő speciális kérdések validálására.

Összegzés

Az eredményes működés előmozdítása érdekében összefüggő, pontos és átlátható belső rendszer kialakítására kell törekedni. Minden terméket gyártó, vagy szolgáltatást nyújtó szervezetnek számolnia kell a növekvő konkurenciával és szigorú elvárásokkal. A megfelelő gazdasági eredmény elérése érdekében olyan menedzsment vezetési rendszer kialakítására lehet szükség, amely elősegíti e cél elérését és alkalmas a versenyképesség biztosítására. A folyamatos újításokhoz és a gazdaság rohamos fejlődéséhez elengedhetetlen egy szervezet hajlandósága a folyamatos fejlődésre. Ehhez olyan törvények és szabványok nyújtanak segítséget, melyek megkönnyítik a megfelelést minden téren. Ennek keretében a jogi audit szolgáltatás az, mely előnyeinek köszönhetően jelentős terhet vesz le a gazdasági élet szereplőiről a legkritikusabb területeken, legyen szó egy komplex átvilágításról, vagy egy valós vagy vélt problémamegoldási módszerről. A bemutatott jogszabályi követelményeket kielégítő, valamint az alapelvek érvényesülését biztosító szervezet egy olyan eszközzel rendelkezik, amely megfelelő iránymutatást ad a korrekt működéshez, a gazdasági és jogi elvárásoknak való megfeleléshez.

Források, felhasznált irodalom

Tetszett a cikk? Szavazz rá a lenti alkalmazásban!

[shortstack smart_url=’http://1.shortstack.com/Rs29qP’ responsive=’true’ autoscroll_p=’true’]