Kinek miért fontos a dokumentumok automatizálása? – Eltérő nézőpontok az ügyvédeknél és az üzleti szereplőknél

A különféle trendi, angol-amerikai legaltech weboldalakon domináns hírfajtává váltak a szerződés életciklus menedzsmenttel és dokumentumautomatizálással kapcsolatos hírek: finanszírozás, felvásárlás, új termékek stb. Időszerűnek tűnik ezért, ha egy cikksorozatban körbetekintünk, mit is jelenthetnek ezek a funkciók a magyar igazságszolgáltatás résztvevői számára. Mikor lesz ez a mi hétköznapjaink számára is kézzel fogható valóság?

Előre kell bocsátani, hogy hatalmas a különbség e téren az angol-amerikai piac és bármely uniós piac között, és ez a digitális szakadék csak egyre inkább nő, mind nyelvi, mind gazdasági okokból. Nem szabad elfelejteni, hogy attól, mert bírák, ügyvédek, ügyészek vannak Angliában is, bármi, ami ott történik, irányadó volna a magyar kollégák számára. Ha a jogi megoldások piaci elérhetőségét nézzük, a legfontosabb különbség nem az eltérő jogrendszer vagy a nyelv, hanem az eltérő gazdasági, piaci környezet. Az Eurostat strukturális üzleti statisztikája szerint az Egyesült Királyság jogi szolgáltatási piaca és a Brexit utáni EU jogi szolgáltatási piac között hatalmas a különbség. Egy példa: míg a mikrovállalkozás jogi szolgáltatók bevételi aránya az EU-ban 53%, a nagyvállalkozásnak minősülő jogi szolgáltatóké 8,6%, addig az Egyesült Királyságban ez az arány rendre 15% és 49%. A világ többi országának hasonló statisztikáit nézve nem a magyar ügyvédi piac az, amely kilóg a sorból, hanem a világ két domináns jogi szolgáltatási exportőre: az USA és az Egyesült Királyság (ezen belül is Anglia).

Tehát erre is figyelemmel, nézzük először, hogy milyen termékekkel találkozunk a jogi jellegű dokumentumok automatizálásának piacán.

A legátfogóbb termékmeghatározás a szerződéses életciklus menedzsment termék, amit angolul CLM-ként rövidítenek. Ez ma már tipikusan magában foglalja a standardizált szerződések létrehozásának fázisát, esetleg a szerződéses feltételek tárgyalását, a létrehozott szerződésből strukturált adatok kinyerését (tárgya, értéke, időtartam, felmondási határidők és feltételek stb.), a szerződés lejáratának követését és megújítását (lejárat előtti figyelmeztetéseket, újratárgyalási feltételek meghatározását), szükség esetén a szerződés módosítását.

Ez a termék nyilván az üzleti szereplőket célozza, nem az ügyvédeket. Az üzleti szereplők szemüvegén nézve a cél az, hogy a) minél gyorsabban létre tudjanak hozni olyan szerződéseket, amelyek b) tartalma igazodik a szervezeti célokhoz, és c) a szerződések tartalma utólag is könnyedén nyomon követhető, a szervezeti tudásba illeszkedik. Nyilván más feladat egy értékesítési célú automatizálás, mint egy beszerzés központú automatizálás, de mindegyiknek be kell illeszkednie a vállalati folyamatokba, több szereplő bevonásával, jóváhagyásával készül el, tartalmi és szerződéskötési folyamati kontroll pontoknak kell megfelelniük (kit kell bevonni, milyen szövegeket kell alkalmazni és milyen esetekben), utólag auditálhatónak kell lennie a beillesztett rendelkezéseknek és a jóváhagyások begyűjtésének is. Az már az érintett üzlet működési sajátosságától függ, hogy melyik funkció esetén hol van az automatizálási határ, hiszen a CLM termékek nem lehetnek kulcsrakész termékek, amelyek telepítés után minden funkciót biztosítanak. Bizonyos méretek és szabályozási követelmények kikényszerítik, hogy alkalmazzanak egy olyan informatikai megoldást, ami a fenti funkciók egy részét kikényszeríti, akkor is, ha a terméket nem CLM-nek hívják. Hasonló törvényszerűség, hogy minél nagyobb üzemméretről van szó, annál inkább kívánatossá válik, hogy az emberi közreműködés időigénye minimalizálódjon, ami különösen igaz az olyan magasan képzett – és a kevésbé képzetteknél ezért drágább – szereplőkre, mint a jogtanácsos, ügyvéd stb. Persze a legkisebb üzemméreteknél is igaz, hogy a jogászi közreműködés egy szükséges rossz, egy költség, és a cél az, hogy minél kevesebbet kelljen rá költeni, akár időben, akár pénzben.

Mások az elvárások az ügyvédi (és közjegyzői) praxis működésében használható dokumentumok automatizálása esetén. Üzleti logika esetén a működés középpontjában a rendelkezésre álló emberi erőforrás minél hatékonyabb kihasználása áll, akkor is, ha fix díjas szolgáltatásokat nyújtanak. Az “esőcsináló” hivatásos személy profitcentrum, nem költség, így nem a kiküszöbölése a cél, hanem a minél magasabb kihasználtsággal, minél magasabb díjon való értékesítése. (Az emberi erőforrás hatékony kihasználása persze egy vállalati belső jogi osztálynál is belső szempont, de a profitcenterként működő jogi osztály, ha volna ilyen, tartalmilag egy ügyvédi iroda.)

A fő funkciókat nézve ugyanúgy cél a dokumentumok gyors, megfelelő minőségű létrehozása. Akár lakossági, akár üzleti ügyfelekkel dolgozik egy praxis, ez ugyanúgy elvárás lesz.

Az egyfős szervezeteken kívül itt is kívánatos a dokumentumokkal, azok készítésével kapcsolatos ismeretek szervezeti tudásba integrálása is, mint az üzleti szereplők esetén: lehetőleg ne csak az adott munkavállaló (asszisztens, jelölt, alkalmazott ügyvéd) vagy tag fejében legyen meg az az ismeret, hogy milyen szerkezetben és tartalommal kell egy bizonyos tartalmú dokumentumot összeállítani, és melyik rendelkezést mikor is kell alkalmazni. Ez elsőként a profitabilitás miatt fontos, hiszen már egy kétfős szervezetnél is előnyt jelent a magasabb “áttétel” lehetősége, a leverage.

Egy ilyen, tipikusan mikrovállalati szervezetnél azonban a költséghatékonyság határa nagyon máshol van, és ezért az azonos funkciók megvalósítása is egészen más típusú termékeket igényel, máshol vannak a funkciók hangsúlyai. Egy üzleti felhasználónak fontosabb lehet az, hogy mindig pontosan nyomon kövesse az egyes szerződések lejáratát, mint az, hogy a választható szerződéses sablon szövegek nem elég szofisztikáltak, amely megnöveli a jogi kockázatot és elhúzza a szerződéses tárgyalások tartamát.

Ezzel szemben egy ügyvédi felhasználó számára a szerződés életciklusa a megkötésig fontos – utána már csak akkor, ha pereskedni kell a megkötött szerződés alapján (jobbik esetben az ügyfél megbízásából az ügyfél üzletfelével, rosszabbik esetben meg az ügyféllel, akinek utólag nem tetszett a jóváhagyott szerződés). A lementett előzmények újbóli felhasználását ne tekintsük automatizálásnak, ezért kimondhatjuk, hogy az ilyen ügyvédi (közjegyzői) dokumentumautomatizálás feltétele, hogy az illető észlelje, az automatizálásra fordított idő és költség kellő időben megtérül, és nem jár olyan nehézségekkel (kockázatokkal, rugalmatlanságokkal, hosszabb folyamatokkal), amelyek elfedik az automatizálás előnyeit.

Ez nem triviális. Sok olyan jogi terület van a jognyilatkozat terén, ami többségében ismétlődő elemeket tartalmaz, így az ingatlan adásvételi jognyilatkozatok, a cégeljárási feladatok, a végrendeletek és öröklési szerződések stb. Persze a lakossági területen kívül az üzleti kereskedelmi szerződések esetén is gyakori az ismétlődő rendelkezés, mint egy ügynöki szerződés stb. – nem véletlenül a Ptk. is tartalmaz egy különös részt.

Ugyanakkor mindegyik típus, kategória, szóba jöhető felhasználási eset (“use case”) kapcsán annyi feltételre, alesetre, variációra kellene készülni, hogy az automatizálás csak szűk körben gazdaságos. Ha a jogász írja a szöveget, akkor annyi változatot kellene megszövegezni az alesetekre, hogy emellett eltörpül a műszaki megoldás hozzáadott értéke. Ha nem jogász írja a szöveget, hanem a használt termék “saját nyelvét” értő konzulens vagy programozó, akkor a folyamatos frissítés kockázata és a plusz idő- vagy pénzbeli költségek tántoríthatják el az automatizálni kívánó jogi szolgáltatót az automatizálás széles körű használatától. Egy-egy konkrét ügyben ettől még könnyen lehet, hogy megéri az automatizálás, de ettől még nem válik a dokumentumautomatizálás az ügyvédi irodai működés tipikus eszközévé. Ez a problémakör egészen élesen szétválasztja a nagy ügyvédi irodai működést és a tipikus uniós ügyvédi működési formákat. Egy nagyvállalati méretű ügyvédi irodánál jóval több lehetőség van arra, hogy a szervezet megismerkedjen a dokumentumautomatizálás előnyeivel, és azt a szervezeti tudás részévé tegye. Kellő szándék és üzleti motiváció esetén mindazt automatizálni tudják, ahol ez költséghatékony. Probléma inkább abban merül fel, hogy a pénzügyi mutatók ketrecében tartott “fee earner”-öket miként tehetik motiválttá abban, hogy feltárják az automatizálási lehetőségeket.

A cikksorozat következő részeiben igyekszünk bemutatni, hogy az ügyvédek számára elvi szinten milyen eszközök állnak rendelkezésre, és melyik megoldás mit ígér, mire alkalmas és hol vannak a korlátaik.

A szerző ügyvéd, a Homoki Ügyvédi Iroda vezetője

A cikk a Digitális jogalkalmazás rovat keretében jelent meg. Az eddigi írásokat itt találod.

***

Ha nem szeretnél lemaradni a további írásainkról, kövesd az Arsbonit a Facebookon. Videós tartalmainkért pedig látogass el a Youtube csatornánkra.