Munka és magánélet harmóniája a digitális érában – kérdések és megoldások a távmunkával járó kihívások kapcsán

Ez a Magyar Telekom jogi csapatának állandó rovata az Arsbonin. A rovat célja, hogy tartalmas és érdekes, hol komolyabb, hol könnyedebb írásokkal engedjen bepillantást a Telekom progresszív gondolkodású, szakmailag felkészült, összetartó jogi csapatának a munkájába, gondolkodásába. Ha a rovattal kapcsolatban kérdés, javaslat merül fel, az alábbi címre várjuk az észrevételeket: arsboni@arsboni.hu

1. A munka világának új tendenciái: digitális jelenlét, otthoni munkavégzés, rugalmas foglalkoztatás

A COVID-19 járvány és az azóta eltelt néhány év kétségtelenül sok változást hozott a szellemi munkakörökben, részben az otthoni munkavégzés, részben a digitális munkaeszközök – applikációk, videokonferenciák – elterjedésének köszönhetően. A távmunka természetszerűleg foglalkoztatja a HR és munkajogi gondolkodást, így a témában számos cikk és interjú jelent meg az utóbbi időben. Sok vizsgálódás szól a munkaszervezéséről, a jogi kivitelezésről és a munkavállalókra gyakorolt hatásáról, van azonban néhány olyan kérdés, amelyről kevés szó esik. A távmunkások elszigeteltsége – és annak elkerülése – évek óta foglalkoztatja a szerzőket, mi viszont fontosnak tartjuk megmutatni a helyzet gyakorlati oldalát is. Ez a cikk a munka mindennapi élettel való összeegyeztetéséről, a távmunka és digitális eszközhasználat lelki egészségre gyakorolt hatásáról, de főként a lehetséges megoldásokról fog szólni.

Cikkünkben a problémafelvetésen és nehézségeken túllépve praktikus ötletekről, illetve apró, de annál hatékonyabb szokásokról és munkáltatói gesztusokról is beszámolunk, amelyek segíthetnek az egyensúly fenntartásában.

Mi, a Magyar Telekom jogi csapata, a munka és magánélet harmóniáját ugyanis értéknek tekintjük, és kultúráját közösen formáljuk. Folyamatos visszajelzés mellett keressük és próbáljuk ki azokat az eszközöket, amelyekkel egészséges keretek között lehet tartani a munkát, mégis megőrizhető  a kapcsolódás. Közösen alakítjuk ki együttműködésünk szabályait és belső-külső kommunikációnk kereteit.

2. A távmunka munkavállaló és a munkaerőpiac szemével

Sokunk számára rutinná vált az otthoni munkavégzés. Videokonferenciákban tartunk értekezleteket, mindennapos jelenet a monitorunkon az otthonról vagy útközben beköszönő kollégák képe. A munka világa kétségtelenül megváltozott. Egyértelműen kirajzolódott a munkavégzésben és a munkaerőpiacon – elsősorban szellemi munkakörben – az a réteg, amely teljes vagy részleges távmunkában, digitális eszközökkel végzi a munkáját. Amint arra cikksorozatunk korábbi részében utaltunk, a jelenség részben a COVID-19 világjárványt követően vált általánossá, noha a folyamat már azt megelőzően is elkezdődött. A pandémiával járó korlátozások kényszerű és gyors megoldást követeltek. Mind a távmunka, mind a digitális, online munkaeszközök használata markánsan megemelkedett, a változások pedig bizonyos munkakörökben tartósnak bizonyultak.[1] Népszerű a hibrid munkavégzés, népszerűek, sőt elengedhetetlenek a gyors üzenetváltásra, munkacsoportok létrehozására és videokonferenciákra alkalmas szoftverek. Noha sok vállalat már a pandémiát megelőzően is rendelkezett megfelelő technikai háttérrel és nyitott volt az otthoni munkavégzésre, az új helyzetben a legtöbb munkáltató rövid idő alatt kénytelen volt alkalmazkodni és új szokásokat bevezetni a működésben.

A távmunka kifejezett elvárásként jelenik meg munkavállalói oldalról is.[2] A jelentkezők nagyon jelentős hányada igényt tart arra, hogy legalább heti egy-két napon az otthonából dolgozzon, és a munkáját feladatközpontú megközelítésben, a saját magánéletéhez igazodóan és rugalmasan végezhesse. Egyes tevékenységek esetében a munkáltató mára szinte kizárólag hibrid formában – azaz részleges távmunkával – tudja betölteni az álláspályázatokat. A távoli munkavégzés átkeretezte a „dolgos hétköznapokat”, a munkáltatói szemléletet, de még a munkaerőpiaci tendenciákat is. Bármely állásportált megnyitva látható, hogy a szellemi munkakörökben legtöbbször lehetséges a részleges otthoni munkavégzés, sőt a hirdetési oldalakon a szűrési feltételek között is szerepel a távmunka, ami nyilván a gyakoriságot mutatja.

Álláspontunk szerint a távmunka lehetősége mára nem egy jól csengő ígéret azoknál a munkáltatóknál, amelyek alkalmazzák, hanem gyakorlatilag versenyhátrány mindazok esetében, amelyek nem teszik lehetővé. A hibrid az új sztenderd, és mára azok a munkáltatók is alkalmazzák, amelyek kezdetben idegenkedtek ettől.

3. A távmunka jogi megítélése

A távmunka az utóbbi év egyik munkajogi „slágertémája”, akár annak jogi kereteiről, akár a költségtérítés adójogi lehetőségeiről, akár a munkavédelmi aspektusokról van szó. Ezeket a kérdéseket itt részletesen nem tárgyaljuk, csupán egyetlen, sokat említett kérdésre térünk ki, amely szinte kikerülhetetlen, ha távmunkáról beszélünk.

Máig sok téveszme övezi a gyakorlatban, hogy pontosan mik az otthoni munkavégzés jogi keretei. Kétségtelen, hogy a Munka Törvénykönyve kizárólag a távmunkát nevesíti úgy, mint az atipikus munkaviszonyok egyik típusát. Ez pedig egy kifejezett megállapodás a munkáltató és munkavállaló között, a törvényben meghatározott feltételek mellett. Ennek ellenére a piacon létező foglalkoztatási forma a jogi értelemben formátlan „home office”, amikor megállapodás és/vagy jogi háttérszabályozás nélkül dolgozik a munkavállaló rendszeresen távolról. Bár ennek számosságát nehéz lenne megbecsülni, tapasztalatunk szerint sok vállalat nem munkaszerződésben, hanem egyoldalú engedményként teszi lehetővé az otthoni munkavégzést, akár rendszeresen és hosszú távon is. A távmunka és a home office fogalma tehát máig keveredik, az ezek közötti jogi különbség tudatosítása nélkül. Bár ennek jogi buktatóira jelen cikkünkben nem kívánunk kitérni, azt fontosnak tartjuk megjegyezni, hogy a távmunka szerződésben való rögzítése és egyértelmű munkáltatói szabályzat megalkotása sok későbbi kellemetlenségnek elejét veheti. Saját tapasztalataink szerint létezik jól működő távmunkarendszer, amely amellett, hogy mindkét fél számára tiszta keretet teremt, a lehetséges jogi kockázatokat is a minimálisra csökkenti.

4. A távmunka és az „always on” üzemmód egészséges keretei

Az új szokások természetesen új problémákat is felvethetnek. Ezek lehetséges vetületei tartozik például az adat- és titokvédelemmel összefüggő, illetve adatbiztonsági aggályok a távoli munkavégzés során. Az otthonukból dolgozó munkavállalók családtagjai például óhatatlanul tanúi lehetnek üzleti titoknak vagy személyes adatnak, s ami talán még aggályosabb, ugyanez egy kávézóban dolgozó munkavállalóval is megtörténhet. A távmunka emellett nagyfokú bizalmat igényel a vezető oldaláról is, hiszen az alá-fölé rendelt helyzetből természetszerűleg eredő kontroll kisebb fokú, vagy legalábbis eltérő minőségű. Túl ezen, az otthoni munkavégzésnek hosszú távon pszichés értelemben is kihatása lehet a munkavállalóra. A gyakran említett elszigeteltség mellett a munka és magánélet határainak elmosódása is felmerülhet.

Az otthoni munkavégzés és az állandó elérhetőség egyúttal a munka és magánélet megfelelő arányának sérülésével járhat, hiszen – munkáltatói kultúrától és munkavállalói habitustól függően – bizony előfordulhat, hogy a családdal vagy szabadidős tevékenységgel töltendő idő rovására is dolgozik a munkavállaló. Ha a munkavállaló késő este, hétvégén olvassa vagy küldi e-mailjeit, az nemcsak a nagyfokú rugalmasságból adódhat, hanem határtartási vagy szervezeti kulturális probléma is lehet. Valószínűleg nem beszélhetünk a lelki egészség zavaráról, ha azért dolgozik valaki a hivatalos irodai idő után, mert saját idejét beosztva magánéleti ügyeit intézi hétköznap délelőtt, de egyébként hatékonyan, kiegyensúlyozottan ellátja feladatát. Ha ez viszont egyfajta kényszeres viselkedés, és akár belső, akár külső nyomás miatt nem képes elengedni a munkát, akkor az már hosszú távon káros a mentális egészségre, és egyértelműen munkapszichológiai kérdés.

Különböző faktorok játszanak szerepet abban, hogy egy adott munkavállaló esetében a munka és magánélet összefonódása milyen mértékű. A személyes viszonyulás, a generációs különbségek, a földrajzi, szociális háttér mellett nagy szerepe van a munkahelyi szokásoknak és a vezetői magatartásnak is. Ha ugyanis a vezető vagy a kollégák munkaidőn túl is leveleznek, akkor az a többi munkavállalót is arra sarkallhatja, hogy ő is ugyanígy tegyen, még kifejezett kérés hiányában is.

Tény, hogy a digitális eszközökkel végzett távoli munkavégzés járhat kihívásokkal, illetve lehetnek árnyoldalai, ugyanakkor ezek tudatos szervezéssel és odafigyeléssel kezelhetők. Ennek eszközeiből adunk egy kis ízelítőt a következőkben.

5. Így dolgozunk mi – észszerű időtervezés és tapintatos tudatosítás a Magyar Telekom jogi csapatában

Aki került már olyan helyzetbe, hogy az egymásba érő online meetingek miatt szinte fel sem tudott állni egész nap az íróasztala mellől, vagy este fogadott munkahelyi telefonokat, esetleg hétvégén válaszolt halasztást nem tűrő e-mailekre, annak valószínűleg hasznosak az apró és könnyen kivitelezhető módszerek. Sok ötlet és eszköz áll ugyanis rendelkezésre, amelyet vállalaton belül használunk, sőt globális szinten is elérhetők. Számos példát lehet ezek közül említeni, így az alábbi ötleteket is. Ezek természetesen messze nem teljes körűek, hiszen mind társaságunknál, mind szélesebb körben alkalmazható sok más megoldás is.

• Meeting idők automatikus korlátozása

Ahogy a videokonferenciák általánossá váltak, úgy azok mennyisége is megemelkedett, így előfordul, hogy az egymást követő megbeszélések között nincs szünet, mert a kollégák a naptár szabad idősávjait kitöltik a meghívóval. Ennek elkerülésére ad lehetőséget a levelezőrendszer beállítása, amely például a 60 perces meeting szervezése esetén alapbeállításként automatikusan 50 perces találkozót naptáraz. Így két megbeszélés között van lehetősége a munkavállalónak felállni az asztal mellől, kávét inni vagy egyéb szükségletét kielégíteni, és fejben is átállni a következő találkozó témájára. Ha ez általános beállítás egy vállalatnál, akkor az nem csupán kényelmesebbé teszi a mindennapokat, de a kollégák közötti odafigyelést is erősíti.

• Levelek időzítése

Ahogy azt a fentiekben említettük, előfordulhat, hogy valaki a hivatali idő után, például este vagy hétvégén göngyölíti fel levelezéseit. Ha ez csupán a rugalmasságból eredő, mikroszintű munkaszervezési gyakorlat, akkor nem feltétlenül jelez problémát. Ugyanakkor érdemes abba belegondolni, hogy a címzettet zavarhatja a kikapcsolódásban a levelek munkaidőn túli érkezése. Még ha nem is várja el a feladó, hogy a kolléga elolvassa vagy érdemben válaszoljon rá (sőt, erről biztosítja is), akkor is tény, hogy a levelet látja. Akár egy szalagcímben érkezett értesítés vagy hangjelzés is elég lehet ahhoz, hogy a hétvégi pihenés már ne legyen zavartalan. az e-mailek időzített küldésével ezt könnyen el lehet kerülni. A beállításokban minden levelezőrendszer lehetővé teszi, hogy az előkészített e-mail egy adott időpontban kerüljön kiküldésre, így az hivatali időben fog érkezni a címzetthez. Ezzel tiszteletben tartjuk mások idejét is.

• Idősávokat megjelenítő háttérkép

Saját határaink tapintatos tudatosításának jó eszköze lehet a videokonferenciák mögötti háttérkép célzott felhasználása. Az online meetingekre használt platformokon van lehetőség arra, hogy saját háttérképet töltsünk fel, így a megbeszélés alatt nem az aktuális környezetünk, hanem egy kép, ábra vagy grafika látható. Ez egy jó, és sokak által látható felület, amit nyilván többféle módon is használhatunk, hiszen egy megbeszélés résztvevői akarva-akaratlanul mindvégig látják azt. Így teszünk mi is, amikor az elérhető idősávokat állítjuk be.

Mindezek előtt viszont érdemes azzal kezdeni, mit értünk mi idősávok alatt, és milyen egyezményes módszer áll mögötte. Ennek kiindulópontja egy közös, csoporton belül főszabályként alkalmazott „norma” arra vonatkozóan, csatornánként milyen időhatárok között fogadunk szívesen megkeresést. Ezek a mi optimális idősávjaink, amelyek tól-ig határok között jelölnek meg négy különböző kommunikációs csatornát: így a személyes vagy online megbeszélést, a munkával összefüggő telefonhívást, az azonnali chat üzeneteket (például MS Teams vagy más, vállalati közös platform), és végül az e-maileket, amelyre nyilván mind közül a legszélesebb tartam van kijelölve. Fontos, hogy ezek a sávok az optimális helyzetre modelleznek, amelyektől kivételesen sürgős vagy fontos helyzetben el lehet térni.

Erre – a kiegyensúlyozott közös munkát segítő – szabályra időről időre emlékeztethetjük egymást. Ennek többféle lehetséges eszköze közül egy markáns módszer az, ha háttérképként megmutatjuk a beszélgetőpartnereinknek, hol húzódnak saját határaink. Mi ezt egy könnyen érthető, de annál informálisabb piktogramos táblázatban tesszük, ahol egyértelműen látszik, mely idősávban fogadunk szívesen telefonhívást, csatlakozunk online meetinghez, és milyen időben lehet nekünk chat üzenetet vagy e-mailt küldeni.

Ez jó lehetőség a szavak nélküli kommunikációra, és udvarias módszere a kellemetlen helyzetek kiküszöbölésének.

• Nagy Levegő – meetingek blokkolása

Végül egy hasznos naptárbeállításról szeretnénk beszámolni, amely nyilván egyfajta vezetői gesztus a munkaszervezésben, és mint ilyen, feltételezi a munkavállalóba vetett bizalmat. A Magyar Telekom jogi csapatában Nagy Levegő megnevezéssel minden pénteken 9-12 és 13-16 óra között egy állandó bejegyzés kerül a naptárakba, ami foglalja a nap közbeni értékes idősávokat, így a kollégák ezekre az idősávokra megbeszélést nem tudnak szervezni. Ez nem jelent szabadnapot, sürgős és fontos esetben ezt felül lehet írni, de alapvetően mentes a nap a megbeszélésektől. Ebben az időben valóban lehet egy nagy levegőt venni, és felzárkózni az hétközben esetleg feltorlódott írásbeli munkával, esetleg belső képzéseken részt venni, a számítógépes környezetünkben rendet tenni, esetleg cikkírásra fordítani az időt…

Források

A Jogtanácsosok a digitális világban rovat a Telekom jogi csapatának állandó rovata az Arsbonin.