Tolltól pixelig: Az elektronikus aláírás, kommunikáció a munkajogban

Munkaszerződés aláírása e-mailben? HR-es üzenetek Messengeren keresztül? Felmondás Whatsapp-on? Az ügyvédeknek és a munkáltatóknak egyaránt fejtörést okozhat az elektronikusan elkészített és aláírt dokumentumok használata, alkalmazása, hiszen kérdéseket vethet fel azzal kapcsolatban, hogy mi minősül írásbelinek, mit fogadnak el majd a bíróságok, és hogyan tudják majd a munkáltatók bizonyítani egy eshetőlegesen felmerülő munkaügyi perben. Van-e egyszerű, megfizethető és megbízható megoldás erre a problémára?

Mi is az aláírás?

Az aláírás tipikusan az írásunk legjobban ránk jellemző, leggyakrabban használt változata. Olyan szinte, mint egy fénykép rólunk, világosan minket azonosít. Ha aláírunk egy dokumentumot, bizonyítjuk, hogy ismerjük a tartalmát. A szövegkörnyezettől függően azt is bizonyítja, hogy gondolataink, utasításaink, akaratunk benne vannak a szavakban, amelyekbe nevünket írjuk.

Az elektronikus aláírás:

 Az elektronikus aláírás készítése egy kriptográfiai eljárás, mellyel úgy hozható létre bizonyító erejű, a jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő dokumentum, hogy nincs szükség kézi aláírásra, így személyes jelenlétre sem. Pont ebből adódik az első előnye, hogy akár a saját otthonunk kényelméből is aláírhatunk fontos iratokat, anélkül, hogy bárhova ki kellene öltözni, vagy menni. Fontos kiemelni, hogy az elektronikus aláírás nem a kézi aláírásunk beszkennelt változata, hanem egy komolyabb kódolási műveletet takar valójában. Nyilvános Kulcsú Infrastruktúra (Public Key Infrastructure, PKI) technológia biztosítja, mely aszimmetrikus kulcsú kriptográfián alapul. A 2016. július 1-jén hatályba lépett eIDAS rendelet, az amely európai uniós szinten egységes jogi keretet teremt az elektronikus dokumentumoknak, aláírásoknak és az erre vonatkozó bizalmi szolgáltatásoknak.

Magyarországon továbbá a 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól iránymutatásai vonatkoznak az elektronikus aláírásokra. Fontos, hogy az Unió minden tagországában elfogadják a rendeletnek megfelelő tulajdonságú magyarországi elektronikus aláírást.

A jogszabályok alapján a szolgáltatóknak az alábbi szolgáltatásokat kell biztosítaniuk:

• Elektronikus hitelesítés – az elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítványok kibocsátását és fenntartását foglalja magában, mely az ügyfél nevét és ellenőrző adatát tartalmazza
• Időbélyegzés – a szolgáltató saját aláírásával igazolja, hogy egy dokumentum adott időpontban már létezett
• Eszköz – az aláírás-létrehozó eszközök, és a rajtuk lévő aláírás-létrehozó adat (kriptográfiai magánkulcs) generálása és kibocsátása
• Elektronikus archiválás – biztosítani kell az elektronikusan aláírt és/vagy időbélyegzővel ellátott dokumentumok hosszú távú, hiteles megőrzését

Az elektronikus aláírás fajtái:

Három formája létezik az elektronikus aláírásoknak:

Az egyszerű, a fokozott biztonságú és a minősített elektronikus aláírás. A két utóbbi aláírás egy digitális technológia háttérrel készített elektronikus aláírás, amely esetében a szolgáltató azonosítja a felhasználót.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott e-dokumentum egyszerű magánokiratnak minősül, vagyis jogi szempontból egyenértékű a papíron kézi aláírással tett kötelezettségvállalással, nincs olyan bizonyító ereje, mint a minősített elektronikus aláírással ellátott teljes bizonyító erejű magánokiratoknak.

A minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentum esetén a köz okiratokat leszámítva, és legmagasabb szintű jogi biztonság és hitelesség valósul meg. A tanúsítvány alkalmas az aláíró személyazonosságának igazolására, az aláírás időpontjának tanúsítására, valamint az elektronikus dokumentumhoz tartozó elektronikus aláírás hitelességének megerősítésére. A minősített e-aláírással ellátott elektronikus dokumentum teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.

Az egyszerű elektronikus aláírás lehet az e-mail alján szereplő névjegy vagy egyszerűen az oda begépelt név, egy szkennelt vagy kép formátumban szerkesztett kézírásos aláírás is.

Itthon az egyszerű elektronikus aláírást alkalmazzák többnyire.

Hol is használhatunk elektronikus aláírást a munkajogban, az elektronikus dokumentumok:

Tipikusan elektronikus dokumentumnak minősülnek az elektronikus formában elkészített

• Microsoft Word dokumentumok (szerződés, felmondás) és
• az azokból készített pdf dokumentumok,
• az e-mailek,
• az SMS,
• a chatprogramokban váltott üzenetek,
• az intranet felületre feltöltött anyagok
• és az eredeti papír alapon aláírt, majd beszkennelt pdf dokumentum,
• vagy képfájl formátumú dokumentumok is

Előnyei a digitális aláírásnak:

Nincs szükség személyes jelenlétre, bárhonnan, bármikor akár mobiltelefonon is intézhető az e-aláírás. Ráadásul nagyon költséghatékony, hiszen a szerződéseket nem kell több példányban kinyomtatni, aláírni és kipostázni a szerződő feleknek, ami egy nagy előrelépés a papírmentes világ megvalósításához és egyben környezetbarát megoldás is. Fontos abba is belegondolni, hogy mennyi időt vesz igénybe, amikor egy többszáz oldalas szerződést kell több félnek aláírnia. Mindez e-aláírással pár perc alatt elintézhető.

Mi is okozza a jogi fejtörést?

A két fő problémakör amely felmerül, hogy megfelel-e az írásbeliség követelményének, valamint az, hogy mikor minősül közöltnek az elektronikus dokumentum.

Írásbeliség:

Főszabály szerint a magyar munkajog nem ír elő kötelező formát a nyilatkozatok tekintetében, így azokat szóban, írásban (e körben pedig papír alapon vagy elektronikusan) is meg lehet tenni, sőt, a legtöbbször elég, ha a munkavállaló vagy a munkáltató magatartássukkal fejezik ki szándékukat (ráutaló magatartás).

A főszabály alól több kivétel is létezik, amikor a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) vagy munkaviszonyra vonatkozó szabály egyes nyilatkozatokra vonatkozóan írásbeli alakot ír elő. Ilyen nyilatkozatok például a munkaszerződés, a munkaviszony megszüntetésére vonatkozó nyilatkozatok, a fegyelmi intézkedés, a munkaidő-beosztás vagy a kollektív szerződés.

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (továbbiakban Mt.) 22. § (2) bekezdés

1. a) pontja szerint írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot, ha

• annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére,
• a nyilatkozattevő személyének és
• a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban kerül sor

Az Mt. ezen túlmenően rögzíti azt is, hogy mindez elektronikus dokumentum formájában is megtörténhet, viszont a konkrét dokumentumok körét nem határozza meg. Így ha a feltételeknek megfelel a csatorna ahol közlik a nyilatkozatot, akkor érvényes lehet.

Fontos még itt megjegyezni a polgárjogi írásbeliséget is. A Ptk. 6:7. § szakasza alapján írásbeli egy nyilatkozatot, ha

• Ha a jognyilatkozatot írásban kell megtenni, az akkor érvényes, ha legalább a lényeges tartalmát írásba foglalták.
• Ha e törvény eltérően nem rendelkezik, a jognyilatkozat akkor minősül írásba foglaltnak, ha jognyilatkozatát a nyilatkozó fél aláírta.
• Írásba foglaltnak kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlésére a jognyilatkozatban foglalt tartalom változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas formában kerül

Ezek alapján elmondhatjuk hogy nem ugyanazoknak a feltételeknek kell a polgári jogi és munkajogi írásbeliségnek megfelelnie.

A munkaügyi bíróságok ítélkezési gyakorlata alapján az írásbeliség kérdését elektronikus dokumentumok esetén alapvetően nem érvénytelenségi kérdésként kezelik, hanem bizonyítási kérdésként. A bírósági gyakorlat sms-ek és (egyszerű) e-mailek esetén is megállapította már, hogy azok megfeleltek az írásbeliség feltételének az adott körülmények között és elfogadták azokat joghatás kiváltására alkalmas nyilatkozatként. A bírósági gyakorlatban továbbá már régóta elfogadott, hogy a papír alapon kinyomtatott és aláírt, majd visszaszkennelt dokumentum megfelel az írásbeliség követelményének.

A kérdés létjogosultságát az adja, hogy technikailag ezek az üzenetek jelzik ugyan az elküldés időpontját és a feladót (legalábbis annak email címét vagy chat-azonosítóját), de nem zárják ki az üzenet tartalmának utólagos megváltoztatásának vagy az emailfiókkal, chat-profillal való visszaélésnek a lehetőségét. A mindennapi munkavégzés során azonban a fenti kétségek ellenére elfogadottak az elektronikus úton, legtöbbször emailben közölt üzenetek.

Az Mt. lehetőséget teremt a feleknek, hogy ha a nyilatkozat, amit tettek, az valamely formai követelmény megsértésével érvénytelen lenne, akkor utólag mégis ki tudják váltani a nyilatkozat tartalmához fűződő, célzott joghatást (utólagos) írásbeli nyilatkozatukkal.

Email-ek, sms-ek, chatüzenetek esetében ez az utólagos megerősítés hasznos lehet. Egyes írásbeli alakhoz kötött munkaügyi nyilatkozatokat írásbelinek ismer el a magyar munkajog akkor is, ha azokat a helyben szokásos és általában ismert módon teszik közzé. Felmerülhet ebben a körben a belső vállalati weboldalakon, azaz az intraneten tett nyilatkozatok kérdésköre. Az intraneten tett nyilatkozat helyben szokásos módon tett közlésnek, azaz írásbeli nyilatkozatnak minősül például, ha a munkaidőkeret kezdő és befejező időpontját, a munkaidő-beosztást vagy a túlórát az intraneten minden érintett munkavállaló által azonos feltételek mellett megismerhető módon közlik.

A fenti nyilatkozattípusokon kívül is lehetséges, hogy az intranetes felületen közölt nyilatkozat megfeleljen az elektronikus dokumentum Mt. szerinti kritériumainak (változtathatatlanság, nyilatkozattevő személyének és a nyilatkozattétel időpontjának azonosíthatósága), ez azonban alapvetően az alkalmazott informatikai rendszer jellemzőin múlik.

Közlés:

Azt, hogy az elektronikus üzenetet valóban a feladó küldte az elküldés időpontját követően változatlan tartalommal, a technika jelenlegi állása és a vonatkozó magyar és uniós jogszabályok szerint fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és időbélyeggel lehetséges minden kétséget kizáróan igazolni. Az ilyen elektronikus aláírásokhoz azonban igénybe kell venni egy külső szolgáltatót, amelyik az aláírót előzőleg azonosítja és az aláírást egy külön eszközzel kell elhelyezni a dokumentumon. Az eljárás bonyolultsága miatt a munkaügyekben nem terjedt el az elektronikus aláírás használata.

Emellett Munka Törvénykönyve (24. § (1)) szerint az elektronikus dokumentum akkor tekinthető közöltnek, ha az a címzett (vagy az átvételre jogosult más személy) részére hozzáférhetővé válik. Természetesen ez a kérdés nem merül fel ha jegyzőkönyvet írnak alá az átvevő fél, vagy postai úton keresztül lesz értesítve. Azonban arra a kérdéskörre, hogy mikor tekinthető közöltnek arra Mt. külön nem tér ki, ennek ellenére viszont az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény 14. §-ához fűzött indokolás alapján az elektronikus dokumentum akkor válik hozzáférhetővé, amikor a címzetthez vagy az átvételre jogosult személy elektronikus eszközére megérkezik. Itt még fontos megemlíteni az Mt. 24. § (1) bekezdésének második mondatát, amely szerint maga a közlés akkor is hatályos, ha a címzett vagy az átvételre jogosult személy az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza. Ha a címzett nem nyitja meg az emailt vagy az üzenetet , amely ezt a közlést tartalmazza, az akkor is közöltnek tekintendő, csakugyan mintha személyes átadás esetén nem nyitná ki vagy összetépné papíron a nyilatkozatot.

Érdemes megjegyezni, hogy vita esetén a jognyilatkozatot tevő felet terheli annak bizonyítása, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént (Mt. 24. § (4) bekezdés). Így tehát egy e-mailben közölt felmondás jogellenessége iránt indított perben a munkáltatónak kell a bíróság számára azt bizonyítania, hogy az e-mail egyáltalán érvényes és hatályos jognyilatkozatnak tekinthető-e. Ez olyan kockázat, amit kevés munkáltató vállal, hiszen nincs kikristályosodott gyakorlat a munkajogi elektronikus kommunikáció kapcsán és könnyen előfordulhat, hogy a munkáltató által megfelelőnek talált nyilatkozat utóbb alkalmazhatatlanná válik.

Bizonyítás egy munkajogi perben:

Általánosságban elmondható, hogy bármilyen okiratot, legyen az digitális vagy papír alapú, elfogadhat bizonyítékként a munkaügyi bíróság.

A fentiekben leírtak szerint munkaügyekben a papír alapú okiratokon kívül csak a fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírást és időbélyegzőt tartalmazó elektronikus okirat fog biztosan írásbeli okiratnak minősülni. Egyes formai feltételek teljesítése esetén továbbá az okirat bizonyító ereje nem a bíróság mérlegelésén múlik, hanem az törvény alapján teljes bizonyító erővel rendelkezik. Az ilyen magánokirat teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetőleg elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el, azonban az ellenfél vitathatja az okirat vagy az azon elhelyezett aláírás valódiságát, amely esetben a nyilatkozatot tevőnek kell igazolni e feltételek teljesítését. A munkajogi elektronikus nyilatkozatok mint magánokiratok teljes bizonyító erővel akkor rendelkeznek, ha azokon minősített elektronikus aláírást és időbélyegzőt helyeztek el.

A fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás és időbélyegző használata azonban egyáltalán nem elterjedt a munka világában. Számos példát látni azonban az egyszerű email-ek, mobilapplikációban folytatott csevegésekről készített képernyőfelvételek, sms-ek bizonyítékként történő felhasználására. A tényállás megállapítása során a munkaügyi bíróság rendszerint figyelembe veszi ezeket az okiratokat is, azonban a legtöbbször nyilatkoztatja a feleket, tanúkat hogy elismerik-e vagy vitatják valódiságukat, tartalmukat. Ezáltal az okirati bizonyítást a bíróság mintegy áttereli a tanúbizonyítás és a felek nyilatkozatainak területére, azaz a gyakorlatban ezeknek az „egyszerű” elektronikus dokumentumoknak a bizonyító ereje nem egyenértékű a hagyományos, papíralapú okiratokkal.

Tippek:

• Tanácsos már eleve olyan formában megtenni a legfontosabb munkajogi nyilatkozatokat, hogy azok egy esetleges perben felhasználhatók legyenek bizonyítékként, amelyre egyelőre a hagyományos írásbeli (papír alapú) forma a legkézenfekvőbb.
• SMS-ben, chates programokon való munkaviszony megszüntető, létrehozó nyilatkozatok megtételének mellőzése
• Ha nincs megfelelő elektronikus aláírás, a nyilatkozat szövegét ne az e-mail tartalmazza, hanem egy csatolmány, amelyet a munkáltatói jogkört gyakorló eredetiben, papír alapon aláírt
• E-mailes megküldés esetén mindig állítsanak be kézbesítési és olvasási visszaigazolást és a visszaérkezett igazolást mindig mentsék
• Amennyiben pedig a nyilatkozatot nem a fenti csatornák egyikén tették meg, fontos kérdésekben ajánlott utólagos írásbeli megerősítést kérni és adni a nyilatkozat megtörténtéről és tartalmáról.

Összességében kényelmes és gyorsabb lehet elektronikus formában szerződéseket kötni, felmondani, viszont különösen oda kell figyelni a követelményekre. A kockázatot minden munkáltatónak és munkavállalónak magának kell mérlegelnie. Azért is nem elterjedt a digitális szignó itthon, hiszen rizikómentesebb lehet a jövőre nézve a papíralapú nyilatkozattétel.

Ez a cikk az Arsboni 2024. tavaszi gyakornoki programjának keretében készült.

Irodalomjegyzék